Das perfekte Home Office Setup
Home Office Setup: Flexibles Arbeiten in den eigenen vier Wänden
Ganz gleich, ob Selbstständige, Freiberufle oder Angestellte - in den meisten Branchen ist das Arbeiten im Home Office zu einem integralen Bestandteil avanciert. Die Gründe hierfür sind vielfältig: Während für Selbstständige und Freiberufler oftmals die Kosteneffizienz für die Arbeit in den eigenen vier Wänden spricht, setzen immer mehr Unternehmen auf das Home Office, um ihren Angestellten ein flexibleres Arbeitsumfeld zu schaffen.
Und dennoch, das Home Office gehört noch nicht bei allen Unternehmen zum Standard. Hierfür gibt es differente Erklärungen. Ein Aspekt ist zweifelsohne das Vertrauen gegenüber den Mitarbeitern, denn arbeiten die Angestellten in Räumlichkeiten des Unternehmens, kann der Chef sie immer im Blick behalten. Andererseits: Besteht zwischen Vorgesetzten und Angestellten ein Verhältnis, das nicht auf Vertrauen basiert und geht der Chef davon aus, dass seine Angestellten nur dann effizient arbeiten, wenn sie überwacht werden, stimmt etwas Grundlegendes nicht. Ein weiterer Aspekt ist das Home Office Setup, denn ohne die passende Technik ist die Arbeit im Home Office kaum möglich.
Diese Hardwarekomponenten sind unerlässlich
Um ein professionelles Home Office einzurichten, werden lediglich einige wenige Hardwarekompetenten benötigt. Mithilfe dieser ist es möglich, fast zwei Drittel der herkömmlichen Büroausstattung zu ersetzen. Obschon für das tägliche Arbeiten meist Laptop und Smartphone ausreichen, sollten in einem optimal ausgestatteten Home Office noch weitere Hardwarekomponenten vorhanden sein: Neben einem Routerboard und einem Tischtelefon empfiehlt sich auch die Anschaffung eines externen Monitors. Je nach Tätigkeitsbereich können weitere Hardwarekomponenten wie Kopfhörer, ein externes Mikrofon, eine Powerbank, ein mobiler Beamer sowie Scanner, Drucker, Tablet oder E-Reader die Home Office-Ausstattung komplettieren.
Fakt ist: Ohne ein stabiles Internet geht im Home Office heutzutage überhaupt nichts. So ist ein schneller und dynamischer Informationsaustausch in nahezu allen Branchen der wohl wichtigste Erfolgsfaktor. Wird in einem Unternehmen die Service Quality großgeschrieben, gilt dies sowohl für die interne als auch für die externe Unternehmenskommunikation, denn bei ihr handelt es sich zweifelsohne um einen Schlüsselprozess.
Analog zu den Anforderungen an den Informationsaustausch sind auch die Anforderungen an moderne Kommunikationslösungen gestiegen. In modernen Unternehmen werden E-Mails über mobile Endgeräte abgerufen, Telefonate über den Computer geführt und Videokonferenzen über Smartphones abgehalten. Eine innovative Kommunikationslösung basiert zweifelsohne auf der sogenannten VoIP-Technologie. Die Abkürzung “VoIP” steht für “Voice over IP” und bezeichnet die gemeinsame Nutzung eines IP Netzwerks für Daten und Telefonie.
IP basierte Technik stark im Kommen
Selbstständige, Freiberufler oder Unternehmen, die heute ein Home Office einrichten möchten, sollten von Beginn an auf VoIP setzen. Spätestens zum Jahresende werden weder analoge noch ISDN-Anschlüsse verfügbar sein, denn das öffentliche Fernmeldenetz wird von der deutschen Telekommunikationsbranche komplett auf VoIP umgestellt. Entsprechend gilt es, bereits bestehende Anlagen umzurüsten. Wird ein Home Office Setup durchgeführt, sollte diese Entwicklung berücksichtigt werden. Sinnvoll ist es deshalb, das Büro in den eigenen vier Wänden von Beginn an mit IP-basierter Technik auszustatten.
IP Netzwerk als stabile Ausgangsbasis
Bei einem IP Netzwerk handelt es sich um eine Kommunikationstechnologie, die auch komplexen Anforderungen genügen kann. Soll über ein IP Netzwerk telefoniert werden, ist das Telefon nicht über die TAE-Buchse der Telefondose, eine ISDN-Box oder aber einen Splitter angeschlossen. Vielmehr ist es in einen DSL-Router oder aber ein VoIP-fähiges Kabelmodem eingestöpselt. Dieses wandelt dann die vom Telefon empfangenen akustischen Signale um. Mit anderen Worten: Router oder Modem digitalisieren die von einem analogen Telefon in elektrische Impulse konvertierten Schallwellen, komprimieren diese, wenn notwendig, und schicken sie in Datenpakete verpackt über das Internet-Protokoll zum Telefonserver des jeweiligen Providers. Der Austausch der Daten erfolgt ebenfalls über den Anbieter. Sollte der Kommunikationspartner bis dato nicht über IP-Technik verfügen oder aber einen anderen Provider nutzen, erfolgt die Einspeisung der Daten in das herkömmliche Telefonnetz mithilfe eines Gateways, d.h. Übergabepunktes.
VoIP biete viele innovative Möglichkeiten
Neben dem Faxen sowie der klassischen und der Videotelefonie bietet VoIP noch zahlreiche weitere innovative Optionen des digitalen Telefonierens. Wer sich für VoIP entschieden hat, kann seinen Festnetzanschluss auch von unterwegs nutzen, über eine Telefonnummer auf mehreren Geräten erreichbar sein oder aber in Sekundenschnelle vom Festnetztelefon auf das Smartphone wechseln. Heute gibt es bereits eine Vielzahl von Anbietern, die ihre Telefonnetze auf VoIP umgestellt haben. Provider, die diesen Schritt bis dato noch nicht gegangen sind, werden dies im laufenden Jahr voraussichtlich tun. Die jeweiligen VoIP-Funktionen können von Anbieter zu Anbieter allerdings variieren. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, sich vorab über die angebotenen Optionen zu informieren.
Für ein professionelles Home Office Setup empfiehlt es sich somit, von Anfang an auf VoIP zu setzen. So werden weder ein analoger noch ein ISDN-Anschluss benötigt. Dank eines VoIP-Anschlusses ist es möglich, auch herkömmliche Telefone über einen Router oder einen Adapter zu installieren. Positiv ist zudem, dass via Softphone alle Telefonfunktionen auch über den PC genutzt werden können. Um ein flexibles Arbeiten im Home Office sicherzustellen, besteht darüber hinaus die Option, eine VoIP Telefonanlage zu installieren und diese als Cloud-Lösung ins Internet zu verlagern. Auf diese Weise wird im Home Office keine physische Telefonanlage mehr benötigt. Der Nutzer gewinnt zweifelsohne an Flexibilität und Mobilität.
VoIP Telefonanlagen überzeugen mit zahlreichen Vorteilen
Wie bereits angesprochen, ist es dank VoIP möglich, über das Internet zu telefonieren, und zwar bei einer gleichbleibend guten Service Quality. Hierzu wird in der Regel eine virtuelle Telefonanlage verwendet. Sogenannte VoIP Telefonanlagen werden vom VoIP Anbieter gestellt und können vermittels einer Software über den Browser verwaltet werden. Dank derartiger virtueller Telefonanlagen ist es möglich, Gespräche über das Internet zu führen. Irrelevant ist dabei, ob es sich um interne oder externe Telefongespräche sowie Telefonate ins In- oder Ausland und in ein Fest- oder Mobilfunknetz handelt.
Hat sich ein Unternehmen für einen Provider entschieden, können neben dem Hauptbenutzerkonto auch diverse Nebenstellen - beispielsweise für Mitarbeiter in einem Home Office - eingerichtet werden. Die VoIP-Telefonanlage kann entsprechend von jedem beliebigen Standort aus verwendet werden und sorgt für größtmögliche Flexibilität. Hinzu kommt, dass die Verwaltung virtueller Telefonanlagen unproblematisch und die Einrichtung von Haupt- und Nebenstellen ohne Techniker erfolgen kann. Vorteilhaft ist eine VoIP-Telefonanlage vor allem auch für Unternehmen, die über viele Angestellte verfügen und eine ausgedehnte interne Kommunikation aufweisen. Während firmenintern über den Server des jeweiligen Anbieters sogar kostenlos telefoniert werden kann, halten sich auch die Nutzungs- und Gesprächskosten für externe Telefonate aller Art in Grenzen, d. h., sie sind deutlich geringer als bei der Nutzung herkömmlicher Technologien.
VoIP verspricht auch im Home Office Videotelefonie auf hohem Niveau
Dass interne und externe Unternehmenskommunikation künftig auf IP basieren wird, ist absehbar. Unternehmen die VoIP bis dato noch nicht implementiert haben, bereiten sich darauf vor. Eine immer stärker an Bedeutung gewinnende Komponente sind IP basierende Videokommunikationssysteme. Durch den Einsatz dieser Systeme ist sowohl mit Zeit- als auch mit Kosteneinsparungen zu rechnen - und dies gilt auch für das Home Office.
In Bezug auf die Videotelefonie ist jedoch anzumerken, dass mit der Implementierung diverse Herausforderungen einhergehen. Der wohl wesentliche Unterschied zu anderen Anwendungen ist darin zu sehen, dass es sich bei der Videotelefonie um eine Echtzeitanwendung handelt. Um eine IP-Kommunikation in Echtzeit zu ermöglichen, muss das Netzwerk deshalb “sauber” gehalten werden.
Die Videotelefonie unterscheidet sich vom herkömmlichen Telefonat auch in Bezug auf die Menge der Daten, die generiert wird. De facto handelt es sich bei der “Quality of Service” (QoS) um eines der relevantesten Setupmerkmale. Im Allgemeinen werden die Datenpakete innerhalb eines IP Netzwerkes gleichbehandelt. Obschon sich beim Nutzen von Streamingdiensten oder dem Surfen die Verzögerung oder der Verlust einzelner Datenpakete kaum bemerkbar machen, ist dies bei der Videotelefonie anders. Aus diesem Grund ist es notwendig vor der Implementierung einer App zur Videotelefonie die “Quality of Service”-Klassen sowie die Zuweisung der Bandbreiten anzupassen.
Wird das IP Netzwerk dahingehend konfiguriert, sollten sowohl Videotelefonie als auch Videokonferenzen und alle anderen VoIP-Dienste problemlos und in gleichbleibend guter Qualität verlaufen.