Seit September 2023 testet pascom die 4-Tage-Woche. In diesem Artikel möchten wir aufzeigen, warum wir uns für diese Umstellung entschieden haben, was wir umgesetzt haben, was wir dabei gelernt haben und vor allem die große Frage beantworten: Funktioniert eine 4-Tage-Woche?
Warum irgendetwas ändern?
Wir bei pascom sind ein Familienunternehmen, das zufällig auch ein fantastisches Produkt hat. Unser Team ist jünger, familienorientierter und wir sind stolz darauf, dass unsere Mitarbeiter in ihrem Job immer alles geben. Die Moral innerhalb des Unternehmens ist ausgezeichnet, wir bieten bereits eine beträchtliche Anzahl von Mitarbeitervergünstigungen, unser Vertriebsmodell ist effektiv und unser Entwicklungsteam entwickelt eine großartige Lösung kontinuierlich weiter - warum also etwas ändern?
Die Antwort ist einfach:
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Gestresste Mitarbeiter - als jüngeres Team befinden sich die meisten unserer Mitarbeiter entweder in der so genannten Rushhour des Lebens - der Phase zwischen 25 und 45 Jahren, in der alles, von der Karriere über den Partner, die Kinder, das Haus und die Familie, auf einmal aufeinander zu prallen scheint. Diese Lebensphase ist nicht nur teuer, sondern auch extrem stressig und zeitaufwendig.
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Herausforderungen der Mitarbeiterbindung - unsere Mitarbeiter werden regelmäßig von Headhuntern angesprochen, so dass die Mitarbeiterbindung ein wesentlicher Aspekt der Personalstrategie ist.
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Herausforderungen bei der Mitarbeitergewinnung - aufgrund unserer geografischen Lage ist der Arbeitsmarkt nicht nur kleiner, sondern auch sehr wettbewerbsintensiv, da auch große multinationale Unternehmen in unserer Region ansässig sind.
Was das bedeutet
pascom ist keineswegs allein mit den eben genannten Problemen. Tatsächlich sind viele Unternehmer mit denselben Problemen konfrontiert. Die Wahrheit ist, dass die Kombination aus überlasteten Mitarbeitern und dem ständig zunehmenden Kampf, neue Talente zu finden und im Unternehmen zu halten, schließlich zu einem langsamen, aber stetigen Schrumpfen des Unternehmens führen wird, bevor es schließlich untergeht.
Man könnte das Problem mit mehr Geld angehen. Höhere Gehälter könnten die Mitarbeiter zum Bleiben bewegen und sogar potenzielle neue Mitarbeiter davon überzeugen, sich für Sie zu entscheiden. Das ist jedoch keine wirklich tragfähige langfristige Lösung. Das Stressniveau der Mitarbeiter wird gleich bleiben und die Neueinstellungen werden wahrscheinlich jedes Jahr teurer werden. Und wenn man sich wie wir bei pascom in einer Situation befindet, in der man auf dem regionalen Arbeitsmarkt mit Global Playern konkurriert, dann ist es so, als ob man auf ein Wunder hofft, denn gigantische Unternehmen werden immer mehr zu bieten haben.
Deshalb brauchten wir einen fantastischen “WOW-Faktor”, etwas Einzigartiges, etwas Begehrenswertes und etwas, das diese großen internationalen Unternehmen nicht so einfach anbieten konnten. Und so haben wir uns für die 4-Tage-Woche entschieden.
Warum eine 4-Tage-Woche?
Erstens, weil es fair und für alle gleich ist. Jeder Arbeitnehmer profitiert auf die gleiche Weise. 4 Tage in der Woche zu arbeiten, aber für 5 Tage bezahlt zu werden, ist als Alleinstellungsmerkmal bei der Einstellung leicht zu verstehen. Flexibilität am Arbeitsplatz und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sind entscheidende Vorteile, die sowohl bestehende Mitarbeiter als auch potenzielle neue Mitarbeiter bei ihren Arbeitgebern suchen, und die 4-Tage-Woche ist das Sahnehäubchen auf dem Kuchen, wenn es um flexibles Arbeiten und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben geht. Außerdem haben die bestehenden Mitarbeiter das Gefühl, dass sie auf die gleiche Weise belohnt werden wie neue Mitarbeiter.
Zweitens: Unabhängig von den persönlichen Umständen eines Arbeitnehmers ist ein zusätzlicher ganzer freier Tag hervorragend geeignet, um Stress abzubauen, da man sich so auf das konzentrieren kann, was einen glücklich macht. Im Gegensatz zu einer reduzierten Arbeitszeit bedeutet ein völlig freier Tag, dass man von den Strapazen des Arbeitslebens völlig abschalten und sich voll und ganz auf andere, ebenso wichtige Aspekte des Lebens konzentrieren kann. So können beispielsweise jüngere Arbeitnehmer die Zeit nutzen, um ihren Hobbys nachzugehen, während Arbeitnehmer mit Familie mehr Zeit zu Hause mit ihren Kindern verbringen können.
Arbeitnehmer, die nicht mit dem Stress der Rush-Hour-Lebensphase belastet sind, sondern die Zeit nutzen wollen, um anderen Interessen nachzugehen oder einfach etwas Geld für die Urlaubskasse hinzuzuverdienen, können sich eine Teilzeitbeschäftigung suchen, wenn sie dies wünschen.
4-Tage-Arbeitswochenmodelle
Es gibt viele Varianten der 4-Tage-Arbeitswoche. Wir haben uns für das Modell 4/32/100 entschieden. Das bedeutet 4 Tage, 32 Stunden für 100 % Lohn. Es gibt jedoch eine Reihe von Varianten der 4-Tage-Woche, die alle ihre Vor- und Nachteile haben.
4 Tage, 8 Stunden pro Tag bei 80% Gehalt
Diese Option führt dazu, dass die Mitarbeiter 20 % weniger arbeiten, dafür aber auch 20 % weniger Lohn erhalten. Dieser Ansatz kann zwar dazu beitragen, den Stress am Arbeitsplatz zu verringern, und ist vielleicht sogar ein attraktives Instrument für Neueinstellungen (wenn Ihre Gehälter bereits hoch genug sind).
Bestehende Mitarbeiter werden jedoch wahrscheinlich nicht sehr glücklich darüber sein, dass ihre Gehälter um 20 % gekürzt werden. Darüber hinaus könnte die finanzielle Belastung der Mitarbeiter mehr Stress verursachen als zuvor, insbesondere angesichts der derzeitigen Inflation in der Weltwirtschaft.
4 Tage, 9-10 Stunden pro Tag bei 100% Gehalt
Bei diesem Modell arbeiten die Beschäftigten weiterhin die volle 40-Stunden-Woche für ihr übliches Gehalt. Allerdings werden die Stunden auf 4 Tage zu 9-10 Stunden pro Tag verteilt. Dies ist ein Ansatz, den viele ältere, traditionellere Unternehmen in Betracht gezogen haben.
Wir sind jedoch der Meinung, dass längere Arbeitszeiten pro Tag keine stressreduzierenden und flexibilitätssteigernden Vorteile mit sich bringen. Erinnern Sie sich an die Rush-Hour Phase des Lebens? Bei diesem Ansatz werden selbst Mitarbeiter mit kürzeren Arbeitswegen weniger persönliche Zeit haben als zuvor. Außerdem ist es unserer Meinung nach kontraproduktiv, von den Mitarbeitern zu verlangen, dass sie sich länger pro Tag effektiv konzentrieren.
Daher würden wir diesen Ansatz nicht empfehlen, da er keines der Ziele erfüllt. Wir sind sogar der Meinung, dass er die Situation noch verschlimmern würde.
100:80:100
Für den Laien bedeutet das 100:80:100-Modell 100% Leistung über 80% der Wochenarbeitszeit für 100% Gehalt. Auf der Grundlage dieses Ansatzes haben wir uns für die Einführung der 4-Tage-Woche entschieden, da die Mitarbeiter bei gleichem Gehalt mehr Auszeit haben und im Gegenzug frischer und erholter sind. Damit sind Mitarbeiter besser gerüstet, um 100 % Leistung zu erbringen.
Was haben wir bisher gelernt?
Die 4-Tage-Woche klingt fantastisch, und das ist sie auch. Ich für meinen Teil profitiere wirklich von dem zusätzlichen freien Tag. Er gibt mir die Freiheit und Flexibilität, Dinge zu tun, die ich liebe. Ich kann z.B. als Jugendfußballtrainer beim Training und bei den Spielen meiner Kinder anwesend sein. Was früher einfach nicht möglich war.
Aber bevor Sie jetzt denken, die 4-Tage-Woche sei einfach, das ist sie nicht. Die 4-Tage-Woche ist nicht perfekt und bringt echte Herausforderungen mit sich, die Sie bewältigen müssen. Hier müssen Sie einige Überlegungen anstellen, bevor Sie einen Wechsel vollziehen.
Welcher freie Tag?
Bei der 4-Tage-Woche denken die meisten Menschen sofort daran, dass alle Arbeitnehmer am Freitag frei haben. Dies ist jedoch nicht praktikabel, da viele Unternehmen freitags praktisch geschlossen sind. Daher ist ein flexiblerer Ansatz erforderlich, und die meisten Modelle schlagen den Arbeitnehmern vor, ihre Wochenenden zu verlängern, indem sie entweder den Montag oder den Freitag wählen.
Bei pascom hatten unsere Mitarbeiter die Wahl zwischen drei Tagen: Montag, Dienstag oder Freitag. Bei dieser Entscheidung ging es darum, ein Höchstmaß an Wahlfreiheit zu bieten und gleichzeitig sicherzustellen, dass das Tagesgeschäft des Unternehmens nicht zu sehr beeinträchtigt wird. In unserem Fall, als Anbieter von Cloud-Telefonielösungen, bieten wir einen Service an und haben daher garantierte Service Level Agreements. Das wiederum bedeutet, dass wir Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden und Partnern haben, die innerhalb fester Zeitrahmen erfüllt werden müssen. Hier mussten wir einen Ansatz finden, der sicherstellt, dass alle unsere Teams, vor allem aber unser technischer Support und unsere DevOp-Teams, weiterhin mit voller Kapazität arbeiten können.
Wählen Sie freie Tage weise
Bei der Entscheidung, welche Tage angeboten werden sollten, schien es eine gute Idee zu sein, 3 Tage zur Auswahl anzubieten. Im Nachhinein hat sich jedoch gezeigt, dass die Wahl von 2 Tagen die bessere Option gewesen wäre. Wenn Mitarbeiter 3 Tage in der Arbeitswoche frei haben, wird die Planung und Terminierung unglaublich komplex.
Wir würden auch vorschlagen, eine Regelung einzuführen, die besagt, dass ein Mitarbeiter, der einmal seinen bevorzugten freien Tag gewählt hat, immer an diesem Tag frei hat (zumindest für einen bestimmten Zeitraum). Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern nicht, verschiedene Tage miteinander zu kombinieren, da dies die Transparenz verringert und zu noch mehr Planungsproblemen führt.
Zeitmanagement und Zeiterfassung
Wie bereits erwähnt, bringt eine verkürzte Woche mit Mitarbeitern, die an verschiedenen Tagen nicht im Büro sind, ihre eigenen Probleme mit sich. Erstens müssen alle wöchentlichen internen Besprechungen, Synchronisationen, Brainstorming-Sitzungen usw. neu angesetzt werden, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Mitarbeiter daran teilnehmen können. Hätten alle Mitarbeiter am gleichen Tag frei, wäre dies einfach. In der Dienstleistungsbranche ist das jedoch nicht möglich. Wenn alle Mitarbeiter am selben Tag frei haben, führt dies zu einem Anstieg von Beschwerden über den Kundendienst, da die Erwartungen an den 24/7-Kundendienst mittlerweile enorm gestiegen sind.
Daher ist das Zeitmanagement von entscheidender Bedeutung für die Aufrechterhaltung des Wohlbefindens, der Produktivität und des Leistungsniveaus der Mitarbeiter. Wenn möglich, geben Sie der einen Hälfte Ihres Teams am Freitag und der anderen Hälfte am Montag frei. Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit kleineren Teams sind, werden die Auswirkungen der Abwesenheit von Mitarbeitern stärker zu spüren sein. Daher müssen Aspekte wie Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausenzeiten Ihrem Team klar mitgeteilt werden.
Außerdem soll die 4-Tage-Woche das Stressniveau senken und eine gesunde Work-Life-Balance fördern. Daher wäre ein “Laissez faire”-Ansatz beim Zeitmanagement kontraproduktiv. Dank der jüngsten Änderungen des EU-Arbeitsrechts sind die Unternehmen nun verpflichtet, die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters zu erfassen.
Im Gegensatz zu dem, was die meisten Arbeitnehmer denken, ist dies keine Frage des Vertrauens. Vielmehr ist es ein Problem des Wohlstands der Mitarbeiter. Die Zeiterfassung (Zeitstempelung) gibt Arbeitgebern ein Instrument an die Hand, mit dem sie sicherstellen können, dass die Mitarbeiter die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen einhalten und nicht zu viel arbeiten. Die Zeiterfassung stellt sicher, dass die Mitarbeiter die richtigen Urlaubstage zugewiesen bekommen und dass Überstunden korrekt vergütet werden.
Bei wirksamer Umsetzung und transparenter Kommunikation im gesamten Unternehmen ist die Zeiterfassung ein wesentliches Instrument der Personalverwaltung, das sowohl den Arbeitnehmern als auch den Arbeitgebern Klarheit darüber verschafft, wie viel die Mitarbeiter arbeiten. Das macht die Zeiterfassung zu einem wesentlichen Faktor für die Wirksamkeit der 4-Tage-Woche.
Werden Sie disziplinierter und nutzen Sie Ihre IT
Es ist möglich, die gleiche Arbeitsleistung in kürzerer Zeit zu erbringen, aber nur mit Disziplin. Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Tag Zeit für ein Gespräch im Büro einplanen, aber lassen Sie es nicht überhand nehmen. Das Gleiche gilt für Geschäftsbesprechungen. Wenn Sie sich an die Tagesordnung halten, die benötigte Zeit einplanen und den Smalltalk in Ihren Besprechungen einschränken, werden diese viel effektiver und Sie haben genügend Zeit, um Ihre Arbeitsaufgaben zu erledigen.
Da Ihre Kollegen möglicherweise nicht denselben freien Tag haben wie Sie, ist es außerdem wichtig, dass Sie bei der Fortschrittskontrolle disziplinierter vorgehen. Dies erleichtert die Übergabe zwischen den Mitarbeitern und stellt sicher, dass Aufgaben nicht unnötig wiederholt werden, so dass der Fortschritt immer in die richtige Richtung geht und die Zeiteffizienz maximiert wird.
In diesem Sinne ist es wichtig, alle Werkzeuge zu nutzen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Bei pascom verfügen wir über eine Reihe von Projektmanagement-Tools, darunter Jira. Jede Aufgabe oder jedes Projekt sollte einen eigenen Vorgang haben, und die darin enthaltenen Informationen sollten so relevant wie möglich sein.
Natürlich ist Jira, die Projektmanagement-Software von Atlassian, nicht das einzige verfügbare Projektmanagement-Tool. Wir verwenden mehrere Tools in Kombination miteinander, darunter Compas von Atlassian, und für unser Webteam ist Github unerlässlich.
Wie misst man den Erfolg?
Das Maß des Erfolgs hängt ganz davon ab, was man erreichen will. In unserem Fall hat die soziogeografische Zusammensetzung unserer Belegschaft in Verbindung mit den Unternehmenszielen dazu beigetragen, unsere Ziele für die 4-Tage-Woche festzulegen. Das heißt, Erfolg ist für uns:
- Aufrechterhaltung der Mitarbeiterproduktivität und der Unternehmensleistung
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit / Minimierung der Mitarbeiterfluktuation
- Erhöhung der Bewerberzahl bei der Mitarbeitergewinnung
Die Frage nun, ob wir erfolgreich waren? Nun, das ist bei pascom tatsächlich der Fall:
Anfangs waren die Mitarbeiter und Führungskräfte etwas skeptisch. Dann kam plötzlich eine “Wir schaffen das “ Mentalität auf. Selbst der CEO von pascom, Mathias Pasquay, hatte dies nicht erwartet, wie er in seiner Präsentation auf der Kamailio World 2024 freimütig zugab.
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Er geht sogar so weit zu sagen, dass wir dank dieser Mentalität und unserer disziplinierteren Arbeitsweise sogar effizienter und produktiver sind als vor der 4-Tage-Woche, was Bände für die Mitarbeiterzufriedenheit spricht!
Als nächstes steht auf unserer Zielliste, pascom für neue Mitarbeiter attraktiver zu machen. In den vergangenen Jahren haben wir unsere regionale Präsenz durch Jobmessen erhöht, wir haben ein Bonusprogramm für unsere Mitarbeiter eingeführt und beworben, wir haben stark in die soziale Verantwortung der Unternehmen investiert und wir haben sogar durch Sportveranstaltungen und Sponsoring für das Unternehmen geworben. Bevor wir die 4-Tage-Woche als Mitarbeitervorteil einführten, erhielten wir durchschnittlich 1 bis 2 Bewerbungen pro Monat. Seitdem wir die 4-Tage-Woche als “WOW”-Faktor in unseren pascom-Recruiting-Kampagnen bewerben, haben wir einen massiven Anstieg der Bewerbungen zu verzeichnen.
Funktioniert die Vier-Tage-Woche?
Funktioniert also die 4-Tage-Woche? Für uns ja, und sie ist auch für andere Unternehmen machbar.
Natürlich wird es immer Ausnahmen geben. Jedes Unternehmen, dessen Einnahmen direkt mit der Zeit korrelieren, wird Schwierigkeiten mit der Vier-Tage-Woche haben. So werden z. B. Beratungsfirmen und Unternehmen, die nach Stunden abrechnen, Einnahmeverluste erleiden, wenn sie die Wochenarbeitszeit reduzieren. Andere Branchen, in denen die “4-Tage-Woche” wahrscheinlich nicht für alle Beschäftigten gilt, sind der Einzelhandel, das verarbeitende Gewerbe, das Baugewerbe, die Gastronomie und das Reisegewerbe.
Die 4-Tage-Woche kann also funktionieren, aber es hängt viel von Ihren Zielen ab und es wird immer Herausforderungen geben, die es zu bewältigen gilt. Solange die 4-Tage-Woche für Ihr Unternehmen geeignet ist, besteht durchaus die Möglichkeit, dass Sie damit auch erfolgreich sein werden. Sie müssen nur sicherstellen, dass Sie gut durchdachte Ziele und eine solide Umsetzung haben und bereit sind, aus Fehlern zu lernen und Ihre Strategien kontinuierlich optimieren.
Wir haben Tausenden von Unternehmen geholfen, ihre Cloud Unified Communications- und Collaboration-Lösungen schnell, reibungslos und effizient zum Laufen zu bringen - von kleinen Unternehmen bis hin zu Call Centern mit mehreren Standorten. Wenn Sie also auf der Suche nach einem zuverlässigen Partner sind, der Sie bei der Migration Ihres Unternehmens in die Cloud-Kommunikation unterstützt, dann kontaktieren Sie das pascom Team noch heute!