Was brauchen Sie, um produktive virtuelle Meetings durchzuführen?
In den letzten Monaten haben sich Unternehmen auf der ganzen Welt aufgrund der Corona Pandemie bemüht, sich digital zu verändern. Ihr Ziel war es, nicht nur den Schutz ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten indem diese nach Möglichkeit im Home-Office arbeiten konnten, sondern auch die Kontinuität ihres Tagesgeschäfts aufrechtzuerhalten. Der Einsatz von Cloud Unified Communication Tools in Kombination mit Video- und Webkonferenzen und die Anpassung der Arbeitspraktiken hat es Unternehmen ermöglicht, neue Strategien für das Arbeiten von zu Hause umzusetzen. Das bei einer digitalen Veränderung nicht immer alles rund läuft, wissen wir, weshalb wir schon vor einigen Wochen einen Artikel zum produktiven Arbeiten von zu Hause veröffentlicht haben, der Ihnen mit Tipps und Ratschlägen zur Seite steht. Um in Kontakt mit Kollegen zu bleiben, nutzen wir Online Web Meetings oder Videokonferenzen. Doch wie macht man nun produktive und effektive virtuelle Besprechungen? Das ist der Fokus dieses Artikels, indem Sie alles Wissenswerte dazu erfahren werden.
Was ist ein virtuelles Meeting?
Bevor wir uns tiefgreifender mit der Materie beschäftigen, ist es wichtig, genau zu definieren, was ein virtuelles Meeting überhaupt ist. Ist das eine Audiokonferenz? Handelt es sich um eine Videokonferenz oder ein Online- Geschäftstreffen über eine Webkonferenz? Nun, so verkehrt ist das Alles nicht, denn es ist ein Begriff, der verwendet wird, um all dies global zu beschreiben. In diesem Artikel werden wir uns aber auf virtuelle Meetings mit Video- und Webkonferenzen konzentrieren.
Wenn Sie sich nun fragen, was ist denn der Unterschied zwischen einer Videokonferenz und einer Webkonferenz? Einfach erklärt, ist eine Videokonferenz ein virtuelles Meeting, das mit einer speziellen Videokonferenzsoftware und/oder Hardware stattfindet, wohingegen eine Webkonferenz über die Video- und Audio Streaming-Funktionen eines Webbrowsers stattfindet. Mit anderen Worten der WebRTC Technologie. (Web Real-Time Communication).
Was sind hier die Probleme?
Viele von uns haben schon einmal an einer Konferenz teilgenommen, bei der am Ende so gut wie nichts erreicht wurde. Viele Konferenzen können langwierig werden und die Produktivität leidet oft unter der Monotonie des Zuhörens. Ein weiteres Problem ist auch das persönliche Engagement eines jeden Teilnehmers.
Virtuelle Besprechungen werden häufig von ein oder zwei Personen dominiert und der Rest der Teilnehmer neigt dazu, sich zurückzuziehen, da sie sich nicht involviert fühlen. Es gibt auch Besprechungsteilnehmer, die virtuelle Meetings nutzen, um anderen Aufgaben nachzugehen, sodass sie dem eigentlichen Besprechungsinhalt gar nicht folgen können. Sie planen eine Konferenz und konzentrieren sich hauptsächlich auf die Struktur und das Design des Meetings, das Sie den Gesprächsfluss komplett aus den Augen verlieren. Auch hierunter wird das Engagement Ihrer Teilnehmer leiden.
Das muss aber nicht so sein. Denn durch die Verwendung einiger bewährter „Best Practices“ im Bereich der virtuellen Meetings und die Wahl benutzerfreundlicher guter Konferenztools, können Sie großartige und wirksame virtuelle Besprechungen abhalten.
Mit diesen Tipps hosten Sie großartige virtuelle Meetings
1. Nutzen Sie Videotechnologien
An diesem Punkt können wir uns nicht oft genug wiederholen. Upgraden Sie Ihre Audiokonferenzen zu Videokonferenzen, was das Engagement Ihrer Teilnehmer enorm steigern wird.
Die Möglichkeit jeden Teilnehmer zu sehen, ist ein großartiges Instrument, um die Aufmerksamkeit aller auf das Meeting zu lenken. Videokonferenzen geben jedem das Gefühl, im selben Raum zu sein, was Ihren Besprechungen eine viel persönlicherer Note gibt. Darüber hinaus ermöglichen Videokonferenzen den Teilnehmern, die Körpersprache eines anderen zu beurteilen, was dazu beiträgt, Missverständnisse zu reduzieren. Zusätzlich ist man in der Lage zu erkennen, wenn die Aufmerksamkeit der Teilnehmer nicht mehr bei der Besprechung ist.
2. Stellen Sie immer eine Audiooption bereit
Dies mag etwas widersprüchlich klingen, da wir gerade über die Notwendigkeit der Videotechnologie in Besprechungen gesprochen haben. Dennoch ist es bei virtuellen Meetings wichtig, alle möglichen Teilnehmeranforderungen zu berücksichtigen. Um sicherzustellen, dass jeder geladene Teilnehmer auch an der virtuellen Besprechung teilnehmen kann. Denn Videokonferenzen erfordern eine höhere Bandbreite, Headset oder Kopfhörer, zudem eine Webcam und Mikrofon. Teilnehmer, die diesen Anforderungen nicht nachkommen können, werden somit aus der Konferenz ausgeschlossen. Stellen Sie daher immer eine Einwahloption per Telefon bereit oder verwenden Sie eine Videokonferenzplattform die Online-Audio-Streaming ermöglicht.
3. Verwenden Sie Desktop Screensharing
Die Bildschirmfreigabe (Desktop Sharing) ist das perfekte Tool, wenn Sie oder ein anderer Besprechungsteilnehmer etwas präsentieren, ein komplexes Thema erläutern möchten oder technische Remote- Unterstützung bereitstellen wollen.
Als Beispiel: Sollten Sie und Ihr Team mit einem Ticketsystem wie Altassian’s Jira arbeiten, kann der Besprechungsmoderator (oder die präsentierende Person) während der Teambesprechung seinen Bildschirm freigeben, sodass alle Teilnehmer das gleiche Ticket oder Projekt sehen. So vermeiden Sie Fehlinformationen, Verzögerungen oder Rückfragen, indem Sie alle wichtigen Infos, während dem Meeting, visuell teilen.
4. Testen und üben bevor Sie starten
Wenn Sie erst vor kurzem eine neue Videokonferenz-Suite in Betrieb genommen haben, ist es vorteilhaft, bevor Sie mit dem virtuellen Meeting live gehen, die Konferenzsoftware zu testen und mit ihr zu üben. Es ist wichtig sich mit der Technologie vertraut zu machen, um sich während des Meetings nicht aus der Ruhe bringen zu lassen. So können Sie schnell auf Situationen, Probleme oder Fragen reagieren. Die Zeit eines jeden ist wertvoll und der erste Eindruck zählt. Wenn Sie aus irgendeinem Grund Ihren Bildschirm nicht freigeben können, oder das Video nicht übertragen wird und Sie das während eines Live Meetings feststellen, haben Sie als Organisator die Zeit aller verschwendet. Viel schlimmer ist es, wenn Sie Neukunden etwas präsentieren und es kommt zu solchen Pannen. Dieser wird Ihnen nicht danken.
5. Halten Sie Ihre Apps auf dem neusten Stand
Wie bei jeder Technologie oder Anwendung ist es wichtig, diese auf dem neusten Stand zu halten. Dies ist nicht nur für die Sicherheit essenziell, sondern Updates bringen auch häufig neue Funktionen, einfachere Workflows oder verbesserte Stabilität mit sich.
Jede Anwendung, wie auch pascoms Konferenzsuite, benachrichtigt Sie, wenn ein neues Update verfügbar ist. Sollten Sie jedoch vor einer geplanten Konferenz das Verlangen haben, ein neu verfügbares Update einzuspielen, raten wir davon ab. Halten Sie zunächst Ihr geplantes Meeting und upgraden Sie Ihre Software im Nachgang. Denn Sie wissen nie was ein neues Update bringt, womöglich ein neues Design, womit Sie anfänglich nicht zurechtkommen, Inkompatibilitätsprobleme mit Audio- oder Videogeräten oder noch viel schlimmer, das Update wird nicht rechtzeitig zu Ihrer geplanten Besprechung fertig.
Wir sind hier um zu helfen
Es gibt noch viele weitere Tipps, um von zu Hause aus produktiv zu arbeiten. Von den UC- Tools die Sie nutzen sollten, dem richtigen Arbeiten und Verwalten von Remote Teams, bis hin zum perfekten Home-Office Setup. Mit einem Klick auf die Links, gelangen Sie zu weiteren informativen Artikeln.
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