Das Kernprinzip hinter der digitalen Transformation ist großartig. Der Einsatz digitaler Technologien soll helfen, Geschäftsprozesse zu rationalisieren und zu optimieren. Kurz gesagt, die digitale Transformation sollte uns alle effektiver und produktiver machen und Unternehmen dabei unterstützen, schlanker, flexibler und damit profitabler zu werden. Schließlich leben wir heutzutage in einer Welt, in der es für Alles eine App gibt, aber für Unternehmen und der Geschäftskommunikation ist dies ein erhebliches Problem.
Das Problem zu vieler Apps
Apps sind großartig, sie verbinden uns, ermöglichen es uns Inhalte schnell auszutauschen und unsere Tage sekundengenau zu verwalten. Tatsächlich gibt es für so gut wie alles eine App. Darüber hinaus entwickeln sich Apps ständig weiter und bringen neue Innovationen auf den Markt, die dann wiederum in die Geschäftswelt übernommen werden.
Oberflächlich betrachtet, klingt es großartig, Apps für alles zu haben. Für den privaten Nutzer ist dies eine großartige Sache, denn Apps bieten ein beispielloses Maß an Komfort und Konnektivität. In der Geschäftswelt jedoch ist die Nutzung zu vieler Apps ein ernstes Problem, welches Unternehmen angehen sollten, um effektiv und produktiv zu bleiben.
Wie wirken sich zu viele Apps auf die Produktivität aus?
Zu viele Apps sorgen für ein Phänomen. Mitarbeiter sind teilweise mit Apps überlastet, welche dazu gedacht sind, die Effizienz und Produktivität zu verbessern. Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall, wenn zu viele Business-Apps für einzelne Geschäftsaufgaben eingesetzt werden. Wir alle kennen den Umstand, wenn unsere Smartphone-Bildschirme mit Apps überladen sind, welche wir ab und zu, oder auch nur sehr selten nutzen. Der Unterschied besteht darin, dass Sie als Geschäftsanwender diese Apps vielleicht nicht von Ihrem Laptop oder Smartphone entfernen können, weil andere Mitarbeiter sie gerade nutzen.
Tatsächlich gibt es eine Vielzahl von Forschungsergebnissen, die belegen, dass Arbeitnehmer häufig eine App-Überladung und Überlastung als zunehmende Quelle von Frustration nennen, die die Produktivität mindert.
Das Problem mit zu vielen Apps führt zu Überlastung der Mitarbeiter
Als Beispiel nutzen Sie bestimmt, Ihr geschäftliches Telefonsystem, Kundenkontaktdaten, E-Mail, Produktivitätsmanagement, CTI-Integration, Präsenz, Video-Funktion, Konferenzen, Bildschirmfreigabe, Dateifreigabe, Desktop-Softphones, mobile Softphones, Instant Messaging, Team-Collaboration Tools und sogar etwas so altmodisches wie Faxen. Das sind 15 wichtige Geschäftsprozesse, die von fast jedem Unternehmen täglich benötigt werden.
Genauso wie das Abarbeiten zu vieler Aufgaben gleichzeitig negative Auswirkungen auf die Produktivität hat, so wird auch das Umschalten zwischen zu vielen Apps negative Auswirkungen haben. Das ständige Wechseln zwischen Apps zur Ausführung verschiedener Aufgaben ist nicht nur zeitaufwändig, sondern kann auch ablenkend wirken und eine Reihe von Ineffizienzen, Informationslücken, potenziellen Risiken und höheren Kosten verursachen. Laut einer Umfrage von 2017 durch Harmony.ie verwendet der moderne Wissensarbeiter durchschnittlich 9,39 Unternehmens-Apps, wobei zwischen 5 und 9 gleichzeitig geöffnet sind.
Aus Sicht der Mitarbeiter ist jede Geschäftsanwendung mit einem anderen Workflow, einer anderen Benutzererfahrung und anderen Anforderungen verbunden. Daher ist es nicht verwunderlich, dass laut der Harmony-Umfrage zur Nutzung von Unternehmensanwendungen am modernen Arbeitsplatz 43 % der Befragten der Meinung sind, dass sie zwischen zu vielen Arbeitsplatzanwendungen wechseln müssen. Mit jeder App steigt das Risiko menschlichen Versagens, ebenso wie das Risiko der Bildung von Informationslücken, bei denen Daten in der einen App gespeichert werden, jedoch nicht in der anderen.
Schatten IT und Apps die sich überschneiden
Aus der Management- und IT-Perspektive können zu viele Apps auch zu massiven Kopfschmerzen führen, die in der Regel durch eine fehlende strategische Gesamtvision beim Infrastrukturmanagement verursacht werden.
Die Harmony Umfrage ergab auch, dass 48% der Mitarbeiter bereitwillig Anwendungen verwendeten, die nicht von der IT-Abteilung genehmigt und verteilt wurden. Im Allgemeinen entsteht diese Praxis, die als Schatten-IT bekannt ist, als Folge der Unzufriedenheit der Mitarbeiter mit den vom Unternehmen bereitgestellten Anwendungen. Schatten-IT stellt eine erhebliche Bedrohung für die Sicherheit und Kontrolle über Unternehmensdaten dar, da Informationen mit nicht genehmigten Anwendungen und Anbietern ausgetauscht und gespeichert werden. Im Zeitalter des GDPR-konformen Datenschutzes kann Schatten-IT schwerwiegende Folgen für Unternehmen haben, die damit gegen die Verordnung verstoßen.
Es kommt auch vor, dass sich Apps überschneiden, indem sie App X für eine Videokonferenz mit Team A, aber App Y mit Team B verwenden müssen. Für die IT-Abteilung ist dies ein Albtraumszenario, da sie zwei Apps, die denselben Zweck erfüllen, verwalten, genehmigen, integrieren und sichern müssen.
Wenn man nun ein paar Jahre vorspult, wird das Thema HomeOffice eine noch größere Rolle spielen als Heute. Zweifellos wird dadurch die Anzahl täglich genutzter Unternehmensanwendungen zunehmen und damit auch der Grad der Unzufriedenheit der Mitarbeiter, was unweigerlich zu Produktivitätseinbrüchen und einem Rückgang der Kundenzufriedenheit führen wird.
Schlusswort
Die digitale Transformation und Multi-Vendor-Infrastrukturen sind kein neues Phänomen, aber wie wir in der ersten Hälfte des Jahres 2020 gesehen haben, waren Unternehmen weltweit gezwungen, eine Reihe neuer Anwendungen einzuführen, um effektives Arbeiten im HomeOffice und die Zusammenarbeit der Belegschaft weiter zu ermöglichen. Diejenigen Unternehmen, die buchstäblich individuelle Anwendungen für jeden Geschäftsprozess bereitstellen, werden nun erkennen, dass sie ihre Infrastruktur konsolidieren müssen, indem sie Anbieterlösungen einsetzen, die so viele Anwendungen in einer kompletten Unternehmenslösung vereinen. Und ja die gibt es. Wenn es um den Bereich der Geschäftskommunikation und Zusammenarbeit geht, haben wir die Anwendung dafür - sie heißt pascom!
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