Leitfaden für den Umstieg auf VoIP Software und All-IP
Der fällige Generationswechsel von ISDN/DSL zu All-IP ist für Firmen mit größeren Telefoninstallationen eine Herausforderung. Einen VoIP-Anschluss komplett neu einzurichten ist für viele Administratoren ebenfalls Neuland. Dieser Leitfaden führt Schritt für Schritt durch alle Maßnahmen, die für den Umstieg auf VoIP Softwarenötig sind.
So gelingt der Umstieg auf VoIP:
1. Bestand und Bedarf analysieren
Auch beim Umstieg von einer ISDN Telefonanlage auf VoIP müssen Sie nicht alle Hardware neu beschaffen. Manche Geräte lassen sich über einen Adapter weiter betreiben. Eventuell haben Sie bereits VoIP fähige Hardware im Einsatz, weil neuere Geräte zum Teil ISDN und VoIP unterstützen. Da Sie sich außerdem von einer speziellen Umgebung (ISDN) zu einem Dienst im Internet (VoIP) bewegen, haben Sie wahrscheinlich wesentliche Teile einer für IP-Telefonie nutzbaren Hardware bereits in Betrieb. Namentlich sind das ein Internet-Router mit geeigneter Firewall-Lösung sowie PCs mit Headset. Alles weitere lässt sich per Software lösen, obwohl Sie natürlich auch spezielle, VoIP fähige Hardware einsetzen können. Nach der Installation einer VoIP Telefonanlage von pascom haben Sie zudem alle notwendige Software an Bord. Auch ein Softphone ist enthalten, mit dem Sie über Ihren PC telefonieren können. Die Software setzt lediglich ein angeschlossenes Headset voraus.
Bestandsaufnahme für den Umstieg von ISDN Telefonanlage auf VoIP
Aufgrund der vorgenannten Rahmenbedingungen sollten Sie vor dem Abschied von Ihrer ISDN Telefonanlage also folgendes ermitteln:
- Anzahl der belegten Telefonanschlüsse / Telefonie Endgeräte
- Art und Anzahl von Nicht-Telefonie Endgeräten (Fax, ggf. Freisprechanlagen an Eingängen oder in Aufzügen, Alarmanlagen, Kartenterminals, Frankiermaschinen und dergleichen, die an der ISDN Telefonanlage angeschlossen sind)
- Gegebenenfalls der Bedarf von Außendienstmitarbeitern und Heimarbeitern, da Sie diese bei VoIP direkt in die Anlage einbinden können
- Unmittelbar weiter nutzbare, weil VoIP fähige Hardware
- ISDN Hardware, die über Adapter weiterhin nutzbar bleibt
- Bei Faxgeräten die Unterstützung von Echtzeit-Kommunikation mittels T.38 Protokoll
- Die Fähigkeiten eines vorhandenen Routers respektive der enthaltenen Firewall Software
- Welche Mitarbeiter für die Umstellung auf VoIP zur Verfügung stehen
- Geeignete Anbieter für VoIP Anschlüsse, die auch Telefonate ins Festnetz ermöglichen
2. Konzept für den Umstieg auf VoIP erstellen
Damit der Wechsel von der ISDN Telefonanlage auf VoIP möglichst reibungsfrei abläuft, sollten Sie zuvor einen Plan für die Umsetzung erstellen. Wesentliche Schritte sind
- Wählen Sie Ihren bevorzugten Bereitstellungstyp für das Telefonsystem aus: On-premise Hardware, On-premise Virtuell oder Cloud.
- Festlegen, welche Hardware wird weiter verwendet, welche ist neu zu beschaffen z.B pascom Appliance
- Erstellen einer Zuordnung von Endgeräten zu Mitarbeitern
- Beschaffen fehlender Hardware
- Die Erstkonfiguration, kann und sollte schon vor der Installation der VoIP Telefonanlage erfolgen
- Gründlicher Funktionstest der konfigurierten Anlage
- Portierung der Rufnummer.
Schritt für Schritt Installation einer VoIP Telefonanlage
Abhängig von der Art des Telefonsystems, für das Sie sich entschieden haben, variieren die Installationsschritte. Fällt Ihre Wahl auf die self-hosted Lösung (pascom wird auf Ihrer eigenen Hardware bzw. virtualisiert installiert), erhalten Sie die pascom ISO-Datei zur Installation in unsererm Download Portal. Entscheiden Sie sich für eine pascom Hardware Appliance, können Sie sich entspannt zurück lehnen. Die pascom Hardware Appliance erhalten Sie vorkonfiguriert, stehts mit der neusten pascom Software Version. Unsere Dokumentation begleitet Sie durch die komplette Ersteinrichtung. Noch einfacher und stressfreier gelingt ein Start mit pascom in der Cloud. Innerhalb weniger Minuten sind Sie erreichbar, ohne sich um Hardwarekonfigurationen zu kümmern.
Die zur Installation der VoIP Telefonanlage nötigen ersten Schritte hängen von der Anlagenart ab. Wenn Sie die Anlage als Software erworben haben, müssen Sie diese, so wie ein Anwendungsprogramm, auf einer von Ihnen gewählten Hardware installieren. Wird die VoIP Software auf einer dedizierten Hardware ausgeliefert, nehmen Sie diese nach den Angaben des Herstellers in Betrieb. Alternativ, entscheiden Sie für ein Cloud-Telefonsystem und innerhalb weniger Minuten loslegen. Dadurch sparen Sie sich noch mehr Zeit und Mühe, da die Hardware-Konfiguration entfällt.
Erstkonfiguration der VoIP Anlage: Benutzer anlegen
Mit einem Zugang zur laufenden VoIP Software richten Sie zunächst die Benutzer ein. Besonders einfach ist dieser Schritt, wenn Sie die Nutzerkonten aus einem Directory Server wie Active Directory, OpenLDAP oder dergleichen importieren können. Falls keine entsprechende Schnittstelle zur Verfügung steht, ist der Import über eine Excel-Datei eine mögliche Alternative zum manuellen Anlegen der Benutzer, das bei größeren Nutzerzahlen, aufgrund des Aufwands, wenig empfehlenswert ist.
VoIP fähige Hardware registrieren
Nach den Benutzern kommt die VoIP fähige Hardware an die Reihe. Im Gegensatz zu den menschlichen Ressourcen, kann die Telefonanlage VoIP fähige Hardware selbständig finden und ihre Eigenschaften ermitteln. Sie brauchen die Geräte lediglich** per Ethernet-Kabel** mit der Anlage beziehungsweise Ihrem VoIP-LAN verbinden und einschalten. Für die weitere Installation ist die VoIP Anlage zuständig.
VoIP fähige Hardware den Mitarbeitern zuordnen
Sind alle Endgeräte korrekt erkannt, dann weisen Sie diese den Nutzern zu, die Sie im ersten Konfigurationsschritt angelegt haben. Das geschieht entsprechend der in Phase 2 (Konzeption) erstellten Zuordnung.
Client- und Anwendungs-Installation bei der VoIP Telefonanlage
Eine VoIP Anlage von pascom bringt bereits alle Software mit, die Sie für Ihre VoIP Anwendungen benötigen. Bevor Sie Features wie Chat, Fax, Dateitransfer oder die Telefonbuchverwaltung auf einem Endgerät wie einem PC nutzen können, ist dort eine Installation über die VoIP Telefonanlage nötig. Mobilgeräte wie Smartphones oder Tablets werden ebenfalls unterstützt, wenn es VoIP fähige Hardware ist.
Einrichten der Telefonzentrale
Für Ihre Zentrale nutzen Sie VoIP fähige Hardware wie ein IP-Telefon oder einen PC. Wie bei Ihrer ISDN Telefonanlage können Sie eine Wartemusik, einen Anrufbeantworter und viele weitere Features auf dem gewählten Zentralanschluss konfigurieren. Wenn Sie bereits eine ISDN Telefonanlage nutzen und die Installation der VoIP Telefonanlage nicht Ihr erster Kontakt mit derartigen Telekommunikationseinrichtungen ist, werden Sie die Möglichkeiten der Telefonzentrale bereits kennen.
Testen der Installation der VoIP Telefonanlage
Um Arbeitsunterbrechungen und Ausfälle der Telefonkommunikation zu vermeiden, ist ein gründlicher Test nach der Erstkonfiguration zu empfehlen, noch bevor sie Ihre ISDN Telefonanlage außer Betrieb nehmen. Da Ihre VoIP fähige Hardware über andere Leitungen kommuniziert als Ihre ISDN Telefonanlage und die daran angeschlossenen Geräte, ist ein unabhängiger Testbetrieb weitgehend möglich.
Rufnummer portieren
Sobald Sie Ihre Rufnummer übertragen gehört Ihre ISDN Telefonanlage zum alten Eisen. Jetzt brauchen Sie nur noch die Durchwahlnummern auf Ihre Mitarbeiter, beziehungsweise deren Teams verteilen und beispielsweise ein Call-Routing einrichten, um Anrufe automatisch weiterzuleiten, wenn der gewünschte Mitarbeiter gerade nicht verfügbar ist. Derartige Maßnahmen sowie das Anlegen neuer Nutzer, das Löschen alter Einträge oder die Änderung von Geräte und Nutzerzuordnungen sind praktisch die einzigen Administrationsaufgaben, die nach der Erstkonfiguration im Rahmen der Installation der VoIP Telefonanlage anfallen.
Nach oder besser während der Installation der VoIP Telefonanlage und ihrer Inbetriebnahme bleibt als Aufgabe noch die Einführung Ihrer Mitarbeiter in die neue Kommunikationstechnik. Denken Sie dabei auch an den speziellen Informationsbedarf der für die Administration der Anlage verantwortlichen Personen.
Sollten Sie mehr Informationen zur pascom VoIP Telefonanlage wünschen, besuchen Sie unsere Webseite oder rufen Sie uns an: +49 991 29691 0.