Home-Office: Mitarbeitermanagement und das Zusammenarbeiten in virtuellen Teams

Eine effektive Teamzusammenarbeit

Der Schlüssel zum Erfolg bei der Arbeit im Home-Office ist eine klare Kommunikation. Es spielt keine Rolle, wer Sie sind oder welche Funktion Sie als Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen haben. Die Arbeit im Home-Office ist oft mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden. Weshalb die Rolle als virtueller Teammanager entmutigend sein kann, selbst wenn Sie Erfahrung in der Remote-Arbeit mitbringen.

Bei pascom bieten wir seit vielen Jahren, unseren Mitarbeitern, Home-Office-Möglichkeiten an und verstehen daher, dass die Arbeit von zu Hause, viele Hindernisse für Remote-Mitarbeiter und Manager mit sich bringen. Um diese Hindernisse zu mindern, verwenden wir täglich unsere pascom Lösung für die Teamzusammenarbeit und wissen daher wie gute Remote-Arbeit funktioniert. Aus diesem Grund geben wir Ihnen diesen Leitfaden an die Hand, welcher auf Basis unserer Erfahrung im Bereich der virtuellen Teamzusammenarbeit, äußerst nützlich sein wird.

Förderung einer regelmäßigen, proaktiven und umfassenden Kommunikation

Als Büroangestellter bietet die Nähe zu Ihren Kollegen im Büro, die ideale Plattform für mühelose Kommunikation. Das Problem besteht nun darin, dieses wichtige Element im Home-Office beizubehalten, nämlich sich regelmäßig auszutauschen und in Kontakt zu bleiben.

Als Mitarbeiter sollten Sie keine Angst haben, Ihren Chef um mehr Kontakt zu bitten. Nutzen Sie kurze Meetings verteilt über den ganzen Tag, um sich auszutauschen und verwenden Sie dabei professionelle Team Messaging und Collaboration Tools. So wird Ihren Teams eine Plattform geboten, um schnell allgemeine Informationen auszutauschen und erhalten zusätzlich ein Gefühl von Verbundenheit.

Mobile Integration, Softphones und UC Apps

Die mobile Integration ist einer der wichtigsten Elemente einer erfolgreichen Geschäftskommunikation. Auch aus Sicht der Geschäftskontinuität ist eine gut implementierte Mobilstrategie äußerst vorteilhaft, da sich so der Aufwand minimieren lässt, Telefone bei den Mitarbeitern im Home-Office zu integrieren.

Bisher war das Problem mit mobilen Geräten, die Grenze zwischen dem beruflichen und privaten Leben. Durch die Einführung von „fixed mobile convergence“, oder simpler ausgedrückt, Softphone-Technologien, haben sich die Dinge jedoch verändert. In der Tat sind mobile UC-Apps von Natur aus immer aktiviert, um ordnungsgemäß zu funktionieren. Dies stellt sicher, dass Anrufe und Chats empfangen werden können. Doch mit einem feinen kleinen Unterschied – Ihre Erreichbarkeit können Sie softwarebasiert selbst steuern, um Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben zu ziehen.

Heutzutage können Mitarbeiter mobile VoIP Apps auf Ihren Smartphones verwenden, um Anrufe unter Ihrer Büronummer zu tätigen und zu empfangen. Es ist sogar möglich, auf die GSM-Technologie zurückzugreifen, wenn keine stabile Internetverbindung verfügbar ist. Und das Beste daran ist, dass die Integration und Einrichtung von Mobiltelefonen, mit einer cloudbasierten Unified Communications Plattform, mühelos und einfach ist. Dies erlaubt es, in kürzester Zeit zu einer mobilen Kommunikaitonsstrategie zu wechseln und ggf. wieder zurückzuschalten.

Video Konferenzen

Im Jahr 2019 veröffentlichte die Social-Media-Marketinentwicklungsplattform Buffer den State of Remote Work Bereicht, der zeigte, dass das zweithäufigste Problem bei der Arbeit von zu Hause die Einsamkeit ist (19%), während das dritthäufigste Problem die effektive Zusammenarbeit und Kommunikation war (17%).

Eine hervorragende Möglichkeit, mit Ihrem Team zu kommunizieren, sind umfangreiche Kommunikationstools, die Live- und persönliche Interaktionen ermöglichen. Z.B. Tools für Videotelefonie und Videokonferenzen, welche zusätzlich Echtzeit-Funktionen wie Chat und Präsenztechnologien beinhalten.

Somit sind Videoanrufe und Konferenzen ein guter Tipp, um einer Vereinsamung im Home-Office entgegenzuwirken und zusätzlich die Teamzusammenarbeit und Kommunikation mit einer persönlicheren Note zu untermalen.

Desktop Screensharing

Videotelefonie ist ideal, um sich einbezogen zu fühlen. Ein weiterer guter Tipp zur Steigerung der Produktivität ist, die Verwendung von Tools zur Bildschirmfreigabe, kurz Screensharing. In Bezug auf eine gute Teamzusammenarbeit ist wohl das Desktopsharing, dass am häufigsten verwendete Tool und eine hervorragende Möglichkeit die Produktivität effektiver zu steigern.

Dank dem Screensharing ist es Home-Office Mitarbeitern möglich, trotz der Entfernung zwischen Ihnen, effektiv an Aufgaben und Projekten zusammenzuarbeiten. Bildschirmfreigaben stellen in der Videotelefonie einen zentralen Schwerpunkt dar und kann zur Förderung äußerst effektiver Online-Besprechungen verwendet werden.

Einer der größten Vorteile von Screensharing besteht in der Möglichkeit, ausführliche Präsentationen zu liefern und komplexe Probleme auf eine Weise aufzuschlüsseln, die für Teilnehmer klar und verständlich sind. Für Teams ist die Bildschirmfreigabe die perfekte Wahl, um weiterhin normal an Projekten zu arbeiten, schnell Dinge zu demonstrieren und um sofortiges Feedback und/oder Unterstützung zu erhalten. Ganz ohne endloses Hin- und Herrufen oder noch schlimmer, kontraproduktiver E-Mail-Schreiberei.

Team Messaging

Team-Messaging-Tools eignen sich sehr gut, um die Zusammenarbeit zu fördern und Informationen schnell auszutauschen, ohne am Telefon oder in Konferenzen zu hängen. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist unser Tipp, Gruppen für alle Ebenen Ihres Unternehmens einzurichten. Von bestimmten Teams und Abteilungen bis hin zur gesamten Firma. Sie können sogar Team-Messaging-Kanäle für jeden Bürostandort oder jedes Gebiet hinzufügen, um so standortspezifische Informationen auszutauschen. Nach der Einrichtung bieten diese Kanäle eine „Always-On“- Plattform, auf der Ankündigungen an alle Mitarbeiter gleichzeitig weitergegeben werden können.

Gehen Sie noch einen Schritt weiter und richten Sie einen firmenweiten Kanal ausschließlich für unbürokratische Informationen ein, so etwas wie einen „Flurfunk“. Dies bietet eine großartige Plattform, auf der Mitarbeiter Ideen und Plaudereien austauschen können, wie man es vom Smalltalk an der Kaffeemaschine kennt. Somit muss man sich auch keine Sorgen machen, dass projektspezifische oder unternehmensspezifische Kanäle dafür hergenommen werden. Sollten die Smalltalk-Nachrichten stören, können Sie den Kanal für die nächsten Stunden einfach stumm stellen.

Status- und Präsenztechnologie

Die Präsenztechnologie ist ein häufig unterschätztes und unterbewertetes Kommunikationsinstrument. Jedoch, die Möglichkeit auf einen Blick zu wissen, ob ein Kollege gerade verfügbar ist oder nicht, kann eine enorme Zeitersparnis und ein nützliches Kundendienst-Tool sein. Durch die Verwaltung Ihrer „Verfügbarkeit“ stellen Sie Informationen sowohl Ihren Kollegen als auch dem Telefonsystem zur Verfügung. Das bedeutet, dass Mitarbeiter selbst entscheiden können, wie Sie gerade erreichbar sind. Unnötige fehlschlagende Kundenweiterleitungen und unerwünschte Unterbrechungen werden somit vermieden. Darüber hinaus können moderne Telefonsysteme, anhand dem aktuellen Anwesenheitsstatus des Benutzers, automatisierte Funktionen zur Verfügung stellen.

Wir haben bereits ausführlich über das Thema der Präsenzstatustechnologie geschrieben. Lesen Sie dazu unseren Artikel aus 2015 für einen umfassenden Überblick über die Vorteile der Status- und Präsenztechnologie. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Präsenzanzeigen unter Benutzern die Produktivität steigern, indem weniger Emails gesendet, die Antwortzeiten verkürzt und letztendlich die Home-Office Zusammenarbeit verbessert werden.

Durch die Verwendung aller heute verfügbaren Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge ist es möglich, sehr gut zu erkennen, ob sich jemand im Home-Office befindet und wie man sich mit demjenigen in Verbindung setzt. Aus technologischer Sicht bedeutet dies jedoch, dass eine gute Internetverbindung für ein produktives Arbeiten von zu Hause aus, bestehen muss. Einschränkungen bei der Internetverbindung können aber oft mit einer LTE-Verbindung umgangen werden.

Wir sind hier um zu helfen

Es gibt noch viele weitere Tipps zum Thema Heimarbeit, den besten Tools, der Ergonomie des perfekten Home-Office Arbeitsplatz, sowie Informationen für eine reibungslose Einrichtung. (Lesen Sie dazu unseren Artikel aus 2018).

Wenn sie mehr darüber erfahren möchten, wie pascom Ihrem Unternehmen bei der Verlagerung Ihrer Kommunikation ins Home-Office helfen kann, rufen Sie uns an (+49 991 291691 200) und starten Sie durch mit unserer kostenlosen Cloud Telefonanlage.