Wie UC die Produktivität am Arbeitsplatz steigert
Jedes Unternehmen möchte, dass ihre Mitarbeiter produktiver werden. Der Grund ist einfach; produktivere Mitarbeiter generieren mehr Umsatz und mehr Umsatz führt zu mehr Gewinn. Infolgedessen spielen viele Unternehmen und Geschäftsleute mit den neuesten Produktivitäts-Apps, den ausgefallensten Gadgets und Gimmicks, um so den Impuls zu finden der den nötigen Produktivitätsschub auslöst. Die Lösung ist, dass Produktivitätssteigerungen durch eine Sammlung von Tools, Apps und Systemen erzielt werden, die an einem Ort vereint sind. Dies ermöglicht Ihren Mitarbeitern, ihre Arbeit effektiver und auf höchstem Niveau zu erledigen. Viele Unternehmen haben daher herausgefunden, dass der Kern für die Steigerung der Arbeitsplatzproduktivität nicht eine neue Wunder-App ist, sondern eine neue Unified Communications (UC) Telefonanlage.
Warum ist UC so wichtig ?
Das Konzept von UC ist einfach: Durch die Verbesserung der Technologie, die zur Kommunikation mit Kunden und anderen Kollegen verwendet wird, kann die Arbeitsweise der Mitarbeiter verändert werden. Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Unified Communications nicht um eine App oder ein einzelnes Tool. UC vereint alle alltäglichen Tools und Kanäle, die an modernen Arbeitsplätzen verwendet werden, und vereint sie in einer einzigen Plattform. Dies bedeutet, dass Sie von Sprachanrufen über Instant Messaging und Gruppenchat bis hin zu Tools für die Zusammenarbeit wie Anwesenheitsinformationen, Dateiübertragungen und Konferenzen, jetzt alles auf einer zentralen Plattform wiederfinden.
Das klingt alles großartig, aber scheint auch teuer und exklusiv größeren Unternehmen vorbehalten. In der Vergangenheit war das definitiv der Fall, aber die Weiterentwicklung der PBX-Softwaretechnologie hat all diese Tools zu einem fairen Preis zugänglicher gemacht. Auf diese Weise können Unternehmen die große Anzahl verwendeter unterschiedlicher Apps, die nicht miteinander kommunizieren, beseitigen und sie durch eine einzige Plattform ersetzen (laufende Innovation bedeutet, dass noch mehr zu erwarten ist).
Da wir gerade von Innovation sprechen und davon, dass heutzutage alles überall verfügbar sein muss, geht es natürlich um Information, eines der wichtigsten Elemente für ein erfolgreiches Geschäft. Das alte Sprichwort „Wissen ist Macht“ ist heute so präsent wie nie zuvor. Das bedeutet, dass besonders gute UC-Plattformen und Telefonsysteme mit vielen cleveren Integrationen aufwarten, wie Interactive Voice Response-Menüs (IVR), Kundenmanagementsystem (CRM) Plattform, Office365 / MS Exchange Kontaktsystem, und vielen mehr. Auf diese Weise können Mitarbeiter mit wenigen Mausklicks auf Informationen und Business Intelligence (BI) aus mehreren Quellen zugreifen. Früher habe ich meinen Rolodex durchsucht (okay, ich habe noch nie einen verwendet, aber meine Kollegen haben es getan) und jetzt können diese Informationen in Sekunden gesucht, gefiltert und angezeigt werden.
pascom Desktop Mobile Unified Communications
Darüber hinaus sorgen erstklassige UC-Telefonsystemlösungen, wie die von pascom, für ein konsistentes Benutzererlebnis, dass auf allen wichtigen Desktop- oder mobilen Betriebssystemen genau dasselbe Erscheinungsbild bietet. Hört sich vielleicht nach nicht viel an, ist aber eine große Sache und kann eine erhebliche Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung bedeuten. Denken Sie nur daran, wie ärgerlich es ist, jedes Mal, wenn Sie von MacOS auf Windows und umgekehrt wechseln dann nicht Ihre gewohnte Anwendungsumgebung haben.
Wie steigert UC die Produktivität am Arbeitsplatz?
Eine Plattform zur Vereinheitlichung von Geschäftstools verkürzt die Zeit für die Erledigung von Aufgaben und zeigt Routineaufgaben auf, die automatisiert werden können. Um jedoch zu verstehen, wie UC-Lösungen die Produktivität von Arbeitsplätzen und Mitarbeitern steigern, ist es wichtig, einen Blick auf die einzelnen Funktionen zu werfen, um zunächst die Faktoren zu verstehen die sich auf die Produktivität auswirken.
Im Wesentlichen können Faktoren, die die Produktivität am Arbeitsplatz beeinflussen, wie folgt eingeteilt werden:
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| Effizienz |
In der Geschäftswelt bezieht sich Effizienz auf die Ressourcennutzung, die während der Ausführung von Aufgaben reduziert wird (z. B. Kapital, Zeit, Personal usw.) |
| Geschwindigkeit |
Wie schnell Aufgaben erledigt und Probleme gelöst werden. |
| Multitasking |
Mitarbeiter in die Lage versetzen, mehrere Aufgaben gleichzeitig ausführen zu können. |
| Team Collaboration |
Inwieweit werden die Beziehungen zwischen Mitarbeitern und Teamkollegen gestärkt, um eine bessere Zusammenarbeit und ein besseres Brainstorming zu fördern. |
Wie UC-Funktionen die Produktivität steigern
Nahezu alle Funktionen eines modernen UC-Telefonsystems tragen auf die eine oder andere Weise zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität bei. Schauen wir uns also an, wie die Tools einer UC-Telefonanlage die Produktivität steigern:
Business Telefonie
Wenn Sie der Meinung sind, dass sich an der Geschäftstelefonie nicht viel geändert hat, irren Sie sich leider. UC-Telefonanlagen in Verbindung mit VoIP und SIP-Trunking hat die Effizienz erheblich gesteigert. Aufgrund der Kosteneinsparungen durch SIP-Trunking und des geringeren Verwaltungsaufwands (Zeit, Kosten und Personal) haben UC-Telefonanlagen die Rolle eines Geschäftstelefonsystems übernommen, dass weit über das reine Telefonieren hinausgeht. Tatsächlich berichten viele IT-Manager, dass die Umstellung auf ein UC-Telefonsystem die Bereitstellung, die Einführung und die laufende Verwaltung erheblich vereinfacht, verbilligt und weniger zeitaufwändig macht.
Telefonie
SIP-Trunking ist großartig und die Zukunft der Telefonie. Da alles internetbasiert ist, können VoIP- und SIP-Trunking-Dienste einem Unternehmen erhebliches Kapital in Bezug auf Telefonrechnungen und Unternehmenswachstum einsparen. Dank SIP können Büros verlegt oder neue Unternehmensstandorte eröffnet werden, ohne dass neue Hardware vor-Ort erforderlich ist, für deren Verwaltung kilometerlange Verkabelungs- und Raketeningenieure erforderlich sind. Dann gibt es das SIP-Softphone. Dieses raffinierte Kommunikationstool bietet alle Funktionen eines Business-Desktop-Telefons und ermöglicht es Mitarbeitern, von jedem Ort aus zu arbeiten, solange sie über eine Internetverbindung verfügen. Da Ihre Mitarbeiter über ihre Firmennummer telefonieren, sind sie für Kunden immer erreichbar und Kollegen können sie intern kostenlos anrufen - unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden und welches Gerät sie verwenden.
Konferenzen
In der Vergangenheit waren Audiokonferenzen oft mit komplexen Planungsproblemen behaftet. Noch dazu musste man teure Hardware einsetzen, um eine Plattformverfügbarkeit sicherzustellen. Alternativ warteten Sie den lieben langen Tag, bis Ihr gesamtes Team anwesend war.
Moderne UC-Lösungen umfassen heutzutage standardmäßig Audiokonferenzen und bieten die Möglichkeit, virtuelle Audiokonferenzen im laufenden Betrieb zu starten. In Kombination mit Softphones und mobilem VoIP kann die Teilnahme an Audiokonferenzen jetzt von jedem Ort aus erfolgen. Dadurch wird die Zusammenarbeit im Team gefördert und sichergestellt, dass Aufgaben und Projekte effizienter erledigt werden können.
Da die meisten modernen UC-Telefonsysteme standardmäßig Audiokonferenzen enthalten, können Unternehmen teure Plattformen von Drittanbietern einsparen. Darüber hinaus sind alle internen Anrufe in der Regel kostenlos. Da die Lösung allen Systembenutzern zur Verfügung steht, können Unternehmen ihre Kosten weiter senken, indem sie Telekommunikationsgebühren vermeiden und zusätzliche Benutzerlizenzen sparen.
Unified Messaging
Unified Messaging ist eine UC-Funktion, die alle Ihre Messaging-Kanäle aus Voicemail, Fax, Instant Messaging und Gruppenchat zusammenführt. Durch die Kombination all dieser Tools in einer Plattform, können Mitarbeiter effizienter mehrere Aufgaben erledigen und einer besseren Zusammenarbeit im Team profitieren. Darüber hinaus entfällt durch die Bereitstellung eines UC-Telefonsystems automatisch die Notwendigkeit, mehrere Plattformen für die oben genannten Tools bereitzustellen, zu lizenzieren und zu warten. Auf diese Weise sparen Unternehmen nicht nur Kosten, sondern können auch den Arbeitsaufwand für IT-Administratoren reduzieren.
Instant Messaging / Chat
Heutzutage nutzt jeder eine Form von Mobile Messaging Service, egal ob SMS, MMS, Messenger oder WhatsApp. Der Grund dafür ist, dass sie schnell, einfach und vor allem praktisch sind.
Um die Kommunikation zwischen Teammitgliedern zu beschleunigen, ist Instant Messaging (IM) eine herausragende Funktion von UC-Telefonanlagen. Begründet liegt dies in der Natur der IMs. Sie sind so konzipiert, dass sie schnell, informell und vor allem reaktionsfreudig sind, sodass ein UC Chat das perfekte Tool ist, um die Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern und Teams jederzeit und überall zu fördern. Unternehmen, die dieses Potenzial richtig nutzen, werden daher kooperativer, kreativer und vor allem häufiger zusammenarbeiten.
Aber warum sollte man für diese Nachrichtendienste ein UC-Telefonsystem verwenden? Nun, die Antwort ist einfach. Eine integrierte Lösung bedeutet eine steigende Produktivität, sodass Systemanwender nicht zwischen Lösungen, Plattformen und sogar Geräten wechseln müssen, nur um z.B. einen Chat zu senden. Der nächste Grund ist, dass viele OTT-Apps (Stand Alone On-The-Top) für Verbraucher und nicht für Unternehmen entwickelt wurden. Das heißt, sie werden meist von Benutzern selbst installiert und verwaltet. Dies führt zu potenziellen Sicherheitsrisiken, da die Informationen das kontrollierte Unternehmensnetzwerk verlassen und gemeinfrei werden und dadurch Unternehmen die Kontrolle über ihre Daten und die Datensicherheit verlieren.
Gruppen Chat
Wie Instant Messaging ist der Gruppenchat ein hervorragendes Tool zur Förderung der Teamzusammenarbeit. Instant Messaging ist eher ein 1:1 Instrument, während der Gruppen-Chat, spontane Team-Chats und permanente Team-Chat-Räume umfasst, in denen Ideen ausgetauscht und Brainstorming betrieben werden kann. Darüber hinaus ermöglichen Gruppenchats die Weitergabe von Informationen an ganze Teams oder sogar Organisationen auf einmal.
Wenn Sie nicht wissen, ob Ihr Kollege gerade erreichbar ist oder wie Sie am besten mit ihm in Kontakt treten sollen, beeinträchtigt das die Produktivität erheblich. Dies hat dazu geführt, dass zahlreiche Workarounds entstanden sind. Regelmäßige Teambesprechungen und möglicherweise die Einführung von Großraumbüros. Beide Optionen haben viele Nachteile. Großraumbüros können laut und ablenkend sein, während Teambesprechungen Ihnen ADHOC womöglich nicht weiterhelfen können.
Wenn richtig angewendet, zeigt die UC-Präsenz- und -Statusfunktion welcher Mitarbeiter gerade online ist. Eine umfassende Präsenzfunktion bietet darüber hinaus einen Überblick über Anwesenheitsinformationen der Benutzer, ihrer Telefone, den aktuellen Arbeitsplatz und sogar die Mitgliedschaft in Teams. Diese Informationen können dann von Teammitgliedern verwendet werden, um zu entscheiden, wie ein Kollege am besten kontaktiert werden kann. Die Telefonanlage selbst kann damit intelligente Anrufwarteschlangen erstellen und eingehende Anrufe nur an Agenten weiterleiten, die aktiv und verfügbar sind und sich in der richtigen Abteilung befinden.
Es ist kein Wunder, dass die UC-Präsenzfunktion ein häufig genanntes Instrument ist, um die Produktivität am Arbeitsplatz zu verbessern.
Mobile UC
Wie der Name schon sagt, bietet mobile UC UCC-Funktionen für mobile Plattformen und ist ein Muss in jeder modernen Geschäftsumgebung. Mobile UC ist die Integration von Mobilgeräten in . Vor ein paar Jahren war Mobile UC noch ein Nebengeräusch, aber die Zeiten haben sich geändert. Heutige Generationen sind in einer von Mobilgeräten dominierten Welt aufgewachsen und haben daher die Anforderungen an Kommunikationsplattformen dramatisch verändert.
Mobilität ist heute einer der größten Trends. Mobile UC bietet viele wichtige Vorteile, darunter die Vereinfachung der Remote-Arbeit durch die Verwendung funktionsreicher mobiler Apps, die alle Funktionen von Desktop UC Clients in Kombination mit einer speziellen mobilen VoIP-Softphone-App enthalten.
Darüber hinaus eröffnet mobile UC geografische Beschäftigungsmöglichkeiten und hilft gleichzeitig Unternehmen dabei, bares Geld für Mobilgeräte zu sparen, indem sie BYOD-Strategien (Bring Your Own Device) implementieren. Für die Mitarbeiter haben BYOD-Strategien den Vorteil einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, da sie kein zweites, für die Arbeit bestimmtes Mobilgerät mit sich führen müssen. Darüber hinaus sind solche Strategien unverzichtbar, um Unternehmen bei der Anpassung an Trends wie Flexi Working und Gig Economy zu unterstützen.
Schlusswort
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Unified Communications die Produktivität erheblich steigert, indem eine bessere, einfachere und qualitativ hochwertigere Kommunikation und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz gefördert wird. Darüber hinaus können Unternehmen durch die Auswahl des richtigen Anbieters von UC-Telefonanlagen in Verbindung mit den richtigen VoIP-Anbieter ihre Telefonrechnung und Kommunikationskosten drastisch senken. Gleichzeitig reduziert sich das Plattformmanagement, insbesondere wenn Sie sich für eine Cloud-Telefonanlage entscheiden, das auch ein „Bring Your Own Carrier“- Programm unterstützt.
Rufen Sie das pascom-Team unter +49 991 29691 201 an, um Ihre Anforderungen zu besprechen und innerhalb weniger Minuten mit unserer kostenlosen VoIP-Telefonanlage für Cloud-Telefonie Edition loszulegen.