In der Geschäftswelt kann die Voicemail ein äußerst nützliches Instrument sein, insbesondere für kleinere Unternehmen, die vielleicht nicht das Personal haben, um alle Anrufe sofort entgegenzunehmen. In Kombination mit einer kompletten Suite von modernen Tools für die Unternehmenskommunikation wie Voicemail-to-E-Mail können kleine Unternehmen und Start-ups Voicemail wirklich zu ihrem Vorteil nutzen, indem sie Anrufern die Möglichkeit geben, eine Nachricht zu hinterlassen.
So kann Ihr Unternehmen die Anrufer jederzeit bedienen. Ganz gleich, ob der Anruf außerhalb der Geschäftszeiten erfolgt oder ob Sie gerade nicht in der Lage sind, den Anruf entgegenzunehmen - durch das Hinterlassen einer Nachricht haben Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, sich weiterhin um Ihre Kunden zu kümmern.
Die geschäftliche Voicemail hat jedoch einige Probleme. Erstens ist das Abrufen und Abhören von Sprachnachrichten zeitaufwändig. Zweitens können in einer Sprachnachricht viele Informationen enthalten sein, die sich nicht so einfach abrufen lassen, so dass es äußerst schwierig ist, zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückzugreifen.
Glücklicherweise kann die Voicemail-Transkription hier Abhilfe schaffen.
Vorteile der Business Voicemail
Bevor wir uns eingehender mit den Vorteilen der Voicemail-Transkription und ihrer Verwendung befassen, sollten wir zunächst einen Blick auf die Vorteile von Voicemail für Unternehmen werfen.
1. Jederzeit für Kunden da sein
Die Geschäftswelt wird immer mehr zu einem 24/7 - Business, und es wird immer wichtiger, dass Sie jederzeit für Ihre Anrufer erreichbar sind. Wenn Sie Ihren Kunden beispielsweise die Möglichkeit geben, eine Nachricht zu hinterlassen, wenn Sie nicht erreichbar sind oder wenn sie außerhalb der Geschäftszeiten anrufen, können diese eine Nachricht mit ihren Kontaktdaten hinterlassen um einen Rückruf zu bekommen.
Auf diese Weise hat der Kunde den Eindruck, dass sein Anruf wichtig ist und bearbeitet wird, sobald Sie wieder erreichbar sind oder das Geschäft wieder geöffnet hat.
2. Anrufe abhören und Zeit sparen
Es kann von Vorteil sein, wenn Sie sich zum Beispiel gerade auf ein Projekt mit hoher Priorität konzentrieren, Kundenanrufe zu filtern um nicht gestört zu werden. Wenn Sie zulassen, dass der Anruf auf die Mailbox geht, können Sie sich weiter auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren und zu einem günstigeren Zeitpunkt auf den Kundenanruf zurückkommen.
Das Gleiche gilt auch für die Verwendung von DND oder eines Kundenprofils, das eingehende Anrufe sperrt, wenn Sie sich in einer Besprechung befinden. Auch wenn es sich hierbei nicht um ein direktes Screening von Anrufen handelt, ist der Effekt derselbe, sobald der Anruf auf der Mailbox landet.
Wie ich bereits sagte, sehe ich hier den Vorteil insbesondere für kleine Teams, so dass z.B. der Anrufer nicht ewig in einer Warteschleife wartet. Für größere Teams gibt es bessere Alternativen für die Bearbeitung von Anrufen, z. B. das Weiterleiten des Anrufs an eine andere Warteschlange oder Nebenstelle, so dass der Anruf von einer echten Person entgegengenommen wird.
Nachteile der Business Voicemail
1. Kann zeitaufwendig sein
Eines der Hauptprobleme bei Sprachnachrichten ist, dass das Abrufen und Anhören ziemlich zeitaufwändig sein kann. Ja, Voicemail to E-Mail kann das Abrufen erleichtern, da die .mp3-Datei dann in Ihrem E-Mail-Posteingang liegt und direkt in Ihrer E-Mail angehört werden kann. Das Gleiche gilt für den Desktop-Client, wo Sie Ihr Anrufjournal so filtern können, dass nur Anrufe mit angehängten Voicemail-Nachrichten angezeigt werden. Darüber hinaus wird die Voicemail-Nachricht an den entsprechenden Anruf im Anrufprotokoll angehängt, wie oben dargestellt. Das Abhören aller Nachrichten nimmt jedoch Zeit in Anspruch, und für Vielnutzer von Voicemail kann die Suche nach der richtigen Voicemail-Nachricht auch langwierig sein.
2. Der Inhalt von Audiodateien ist nicht durchsuchbar
Das vielleicht größte Problem bei geschäftlichen Sprachnachrichten ist, dass der Inhalt einer Audiodatei nur schwer zu durchsuchen ist. Das macht die Suche nach bestimmten Nachrichten oder Informationen in einer Voicemail-Nachricht extrem schwierig. Dies ist zeitaufwändig, und selbst wenn die Nachricht gefunden wurde, geht noch mehr Zeit verloren, da man die Nachricht möglicherweise mehrmals anhören muss, um alle erforderlichen Informationen zu notieren.
Was ist die Voicemail-Transkription?
Die Voicemail-Transkription verwendet eine Voice-to-Text-Engine, um den Audioinhalt einer Voicemail-Nachricht in Text umzuwandeln. Diese Informationen werden dann zusammen mit der Sprachnachricht neben dem entsprechenden Eintrag für entgangene Anrufe protokolliert.
Vorteile der Voicemail Transkription
1. Spart Zeit und ist effizienter
Wie oft haben Sie schon eine Sprachnachricht von jemandem abgehört und mussten sie dann noch einmal anhören, um die Informationen korrekt zu notieren? Wenn die Nachricht sehr lang ist, müssen Sie sie vielleicht mehrmals anhören, um alle wichtigen Inhalte zu verstehen bzw. zu dokumentieren. Die Transkription von Sprache in Text spart Ihnen wertvolle Zeit, da Sie sich die Nachrichten nicht mehr erneut anhören oder Notizen machen müssen. Dies geht viel schneller als das Anhören einer Nachricht.
2. Text ist durchsuchbar
Noch problematischer wird es, wenn Sie die Nachricht in ein paar Tagen noch einmal abhören wollen, denn dann kann es schwierig werden, sie wiederzufinden. Sobald die Sprachnachricht in Text umgewandelt wurde, fügen die pascom Apps den Text dem entsprechenden Eintrag in Ihren Anrufprotokollen als Text hinzu, und genau wie bei einer Chat-Nachricht ist der Text durchsuchbar, so dass Sie die Nachricht schnell und effizient finden können.
Wie man die Voicemail Transkription einrichtet und verwendet
Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Ihre pascom Apps auf dem neuesten Stand sind, da die Voicemail-Transkription ab der pascom App Version 114 unterstützt wird.
Als nächstes loggen Sie sich in die pascom Admin UI ein und wählen unter dem Menü Benutzer einen Benutzer und bearbeiten diesen. Unter dem Reiter Basisdaten scrollen Sie nach unten und aktivieren die Option Voicemail-Transkription.
Sobald die Transkription der Sprachnachrichten aktiviert ist, transkribieren die pascom Apps automatisch Ihre Sprachnachrichten und fügen den Text an den entsprechenden Eintrag in der Anrufliste an:
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