Messaging-Apps sind großartig: Sie bieten eine schnelle, bequeme und einfache Möglichkeit zur Kommunikation. Daher ist es nicht verwunderlich, dass sich so viele Menschen bei ihrer täglichen Kommunikation auf Messaging-Apps verlassen. Was die Unternehmenskommunikation angeht, können Messaging-Apps eine echte Produktivitätssteigerung bewirken. Deshalb setzen viele Unternehmensleiter vermehrt auf Messaging-Apps, um ihre Kommunikationsmethoden ständig zu verbessern.
Das Problem ist, dass persönliche Messaging-Apps einfach nicht für die Geschäftswelt geeignet sind. Um einen echten Nutzen und Mehrwert zu erzielen, müssen sich Unternehmen auf eine effektive Zusammenarbeit konzentrieren und das bedeutet Unified Business Messaging Apps zu verwenden. Nachfolgend finden Sie einige Gründe, weshalb man Business Messaging Lösungen für die Geschäftskommunikation wählen sollte.
1. Mehr als nur Chat - Alles an einem Ort
Wie Adam Richardson in einem Harvard Business Artikel schreibt, sind die Probleme, mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind, komplexer denn je und deren Lösung erfordert ein breites Spektrum an Fähigkeiten, Perspektiven und Ansätzen.
Mit anderen Worten: Unternehmen brauchen mehrere Personen, die effektiv zusammenarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Persönliche Messaging-Apps sind großartig, um Freunde und Familie miteinander zu verbinden, aber sie sind ineffizient, wenn es darum geht, Mitarbeiter und Kunden miteinander zu verbinden, da jeder seine eigene bevorzugte App hat. Das bedeutet, dass nicht jeder dieselbe App verwendet oder Zugang zu allen erforderlichen Tools hat, was es natürlich fast unmöglich macht, sich zu vernetzen, zu kommunizieren und effektiv zusammenzuarbeiten, und letztendlich zu einer App-Überlastung führt.
Was Unternehmen brauchen, ist eine einzige, zentrale Plattform, auf der sich Kollegen mühelos miteinander verbinden können. Apps für die Zusammenarbeit im Team und einheitliche Unternehmensnachrichten sind deshalb genau darauf ausgelegt. Sie melden sich mit Ihren Arbeitsdaten an, Ihr gesamtes Team steht Ihnen sofort zur Verfügung und jeder hat Zugriff auf alle erforderlichen Tools, von Chats über Team-Messaging bis hin zu Telefonie- und Videokonferenzen.
2. Schatten-IT, Sicherheit und Datenschutz
Die Vermischung von Geschäfts- und Privatanwendungen bringt Unternehmen in Schwierigkeiten, und genau darauf läuft es hinaus, wenn Sie Ihre Mitarbeiter mit ihren eigenen Geräten und Apps arbeiten lassen. In der IT-Welt ist die Verwendung nicht genehmigter Technologien als Schatten-IT bekannt und hat weitreichende Folgen für die Sicherheit, den Datenschutz und die Produktivität.
Der Schutz von Unternehmensdaten ist unerlässlich, und zwar nicht nur, weil er gesetzlich vorgeschrieben ist, sondern auch, weil er einen Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen darstellt. Wenn private Messaging-Apps für berufliche Zwecke genutzt werden, verlieren Unternehmen nicht nur die Kontrolle über ihre Daten, sondern die Mitarbeiter werden auch unweigerlich bequemer im Umgang mit dem Datenschutz. Mitarbeiter verlieren, bei der Vermischung von privaten und geschäftlichen Nachrichten den Überblick und machen unwissentlich Fehler, indem sie beispielsweise vertrauliche Informationen an den falschen Empfänger senden. All diese Probleme gefährden Unternehmensdaten und stellen Sicherheitsrisiken dar.
Eine zentrale Business-Messaging-Plattform, die von allen Mitarbeitern genutzt werden kann, trägt dazu bei, dass Unternehmen die Kontrolle über die Unternehmensdaten behalten. Es ist jedoch zu beachten, dass nicht alle Business-Messaging-Apps gleich sind, und es lohnt sich zu prüfen, welche Sicherheitsprotokolle vorhanden sind, wo die Daten gespeichert werden und welche Funktionen enthalten sind.
Durch die Wahl der richtigen Messaging-App für Unternehmen kann die Sicherheit erheblich erhöht werden, und Mitarbeiter können ihre beruflichen und privaten Nachrichten trennen, was den zusätzlichen Vorteil hat, dass die Produktivität gesteigert wird (mehr dazu weiter unten).
3. Business Messaging & Collaboration Apps steigern die Produktivität
Informationssilos, in denen der Informationsfluss von einem System zum anderen nicht angemessen verteilt werden kann, sind schlecht für die Produktivität, da die Mitarbeiter ohne einfachen Zugang zu Informationen nicht in der Lage sind, ihre Aufgaben bestmöglich zu erfüllen. Leider wird es diesen Umstand immer geben, ganz gleich, wie sehr man sich bemüht. Geschäftsführer und Manager müssen sich darauf konzentrieren, das Risiko bestehender Informationssilos zu minimieren.
Im Gegensatz zu Messaging-Apps für Privatanwender vereinen Messaging-Apps für Unternehmen alle Kanäle in einer einzigen Anwendung und stellen so sicher, dass Informationen unabhängig von der Art ihrer Verbreitung allen Nutzern zur Verfügung stehen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da Projektteams dadurch effektiver arbeiten können, was wiederum dazu führt, dass sie Projekte schneller und qualitativ besser abschließen können.
Wendet man diese Theorie auf die Praxis an, so hat der Übergang zu Remote- und Hybrid-Arbeitsplätzen zu einer stark verstreuten Belegschaft geführt. Die Aufrechterhaltung der Produktivität von Remote-Teams hat uns gezeigt, wie wichtig Messaging-Apps für Unternehmen sind. Messaging-Apps werden in Zukunft noch mehr an Bedeutung gewinnen, da Mitarbeiter immer mehr Flexibilität verlangen und dadurch hybrides Arbeiten bald schon zur Gewohnheit wird.
4. Flexibilität ist der Schlüssel zu einer effektiven Zusammenarbeit
Eine Salesforce-Umfrage aus dem Jahr 2012 ergab, dass 86 % der Mitarbeiter mangelnde Zusammenarbeit oder ineffektive Kommunikation für Misserfolge am Arbeitsplatz verantwortlich machten. Obwohl diese Umfrage relativ alt ist, sind die zugrundeliegenden Probleme heutzutage die gleichen geblieben. Die Salesforce-Umfrage aus dem Jahr 2021 zeigt: Von 856 Befragten wollen 80 % der Arbeitnehmer selbst entscheiden, wie sie zusammenarbeiten, d. h. per Chat, Video, Audiokonferenz usw. Weitere Erkenntnisse zeigen, dass 76 % der Befragten der Meinung sind, dass sich eine effektive Zusammenarbeit positiv auf die Unternehmenskultur auswirkt. 50 % glauben, dass Chat- und kanalbasierte Tools, wie die pascom Gruppen, zu einer weniger starren Unternehmenskultur führen und 48 % sind der Meinung, dass solche Tools zu einem effektiveren Projektmanagement führen.
Diese Informationen sind von entscheidender Bedeutung, denn sie zeigen, dass die Produktivität nur durch eine effektive Zusammenarbeit am Arbeitsplatz gesteigert werden kann. Dies erfordert die richtigen Tools, welche für alle zugänglich und auf den bevorzugten Geräten verfügbar sind - etwas, das mit Privatanwendungen einfach nicht möglich ist.
5. Effektive Kommunikation wirkt sich auf das Geschäftsergebnis aus
Wenn wir von Produktivität sprechen, denken wir an den Output. Was wir oft nicht bedenken, sind Effizienz, Kosten und Qualität. Ein Unternehmen kann so viele Produkte herstellen, wie es will, aber wenn diese Produkte von geringer Qualität sind, mit einem ineffizienten Produktionsprozess, der sich in hohen Kosten niederschlägt, dann wird das Unternehmen letztendlich scheitern.
Steigert man die Effizienz, werden die Kosten sinken, der Herstellungsprozess wird sich verbessern, was sich letztendlich in den Unternehmenskennzahlen wiederspiegelt. Ein positiver Wandel setzt voraus, dass Mitarbeiter gut zusammenarbeiten, und das setzt Vertrauen voraus, was durch eine wirksame Kommunikation im gesamten Unternehmen entsteht.
Großartige Dinge in der Geschäftswelt werden nie von einer Person getan, sondern von einem Team von Menschen."
Steve Jobs
Durch die Schaffung, Förderung und Optimierung effektiver Kommunikationskanäle, können Geschäftsführer Veränderungen bewirken und Vertrauen innerhalb der Belegschaft schaffen. Dies wiederum verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit und fördert die Produktivität, da die Mitarbeiter sowohl die Mittel als auch die Motivation haben, kreative Ideen zu teilen und effektiver an Lösungen von Problemen arbeiten. Der Input wirkt sich auf den Output aus, und wenn der Input gut ist, wirkt sich dies positiv auf das Endergebnis eines Unternehmens aus.
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