Schnellstart

Einleitung - 10 Schritte zu Ihrem Erfolg

In diesem Schritt-für-Schritt Guide erfahren Sie alles Wissenswerte über die Einrichtung einer professionellen Telefonieumgebung. Lernen Sie anhand diesem Leitfaden die Umsetzung Ihrer Geschäftskommunikationsanforderungen auf der pascom Telefonanlage.

Womit soll ich beginnen?

Gerade zu Beginn, hat man viele Anforderungsthematiken im Kopf, die man gerne umgesetzt bekommen will. Gehen Sie hier jedoch Schritt für Schritt vor und nehmen Sie sich Zeit, um das pascom System zu verstehen. Wir helfen Ihnen dabei!

1. mypascom Account erstellen

Der Weg zu Ihrer pascom Telefonanlage führt über das mypascom Portal. Legen Sie sich einen mypascom Account an und verwalten Sie dort Ihre Kundendaten sowie die Lizenzen für Ihre Telefonanlage.

2. Cloud Telefonanlage erstellen - 30-Tage kostenlos testen

Erstellen Sie sich eine Cloud Telefonanlage. Nutzen Sie die kostenlose Trial-Version der pascom ONE Telefonanlage um Ihre Geschäftskommunikationsanforderungen in Ruhe umzusetzen.

Einrichten Ihrer pascom Telefonanlage

An diesem Punkt ist Ihre pascom Telefonanlage erstellt und betriebsbereit. Beginnen Sie nun Stück für Stück mit dem Einrichten Ihrer Geschäftskommunikationsanforderungen. Doch was sollte man am Besten zuerst umsetzen? Um den Überblick zu behalten, folgen Sie weiterhin unserem Guide.

3. Amt einrichten.

Damit Ihre Telefonanlage erreichbar ist und Sie natürlich auch damit telefonieren können, konfigurieren Sie als nächstes Ihr Amt auf der pascom Telefonanlage. Nehmen Sie dazu die Benutzerdaten Ihres Providers zur Hand, die Sie für die Einrichtung benötigen.

4. Benutzer anlegen

Da Sie nun mit der pascom Telefonanlage telefonieren können, macht es Sinn Ihre Benutzer in das System zu bringen. Hier haben Sie die Qual der Wahl. Legen Sie Benutzer manuell an, oder automatisieren Sie die Integration mit einem Connector-Import. Machen Sie sich auch gleich Gedanken darüber, welche Benutzer mit welchen Rollen ausgestattet werden sollen.

Sie haben noch mehr Möglichkeiten:

• Laden Sie Benutzer in Ihre pascom Telefonanlage ein.
• Pflegen und importieren Sie Benutzer über eine XLSX-Excel Liste.
• Importieren Sie Benutzer aus Active Directory.
• Importieren Sie Benutzer aus einem LDAP-Directory.
  

5. Endgeräte einrichten und zuweisen

Ihre Benutzer sind angelegt. Einige telefonieren womöglich bereits über das integrierte Softphone des pascom Client. Einige Benutzer bevorzugen jedoch Hardware Telefone an ihren Arbeitsplätzen. Verwenden Sie nach Möglichkeit Telefonhersteller die von der pascom Telefonanlage unterstütz werden, um die Einrichtung zu vereinfachen und die von pascom bereitgestellten CTI-Funktionen an den Telefonen zu nutzen.

6. Teams (Warteschlangen) konfigurieren

Aus einer professionellen Geschäftskommuniaktionsumgebung heutzutage kaum mehr wegzudenken, sind Warteschlangen. Bei pascom teilen Sie Ihre Benutzer in Teams auf und sind so in der Lage, Warteschlangen für z.B. Vertrieb, Support, Zentrale etc. zu erstellen. Alle Mitglieder in diesen Teams haben dann die Möglichkeit, Anrufe aus diesen Warteschlangen entgegenzunehmen.

7. Anrufverlauf planen und umsetzen

Sie haben sich sicherlich bereits Gedanken darüber gemacht, was passieren soll wenn z.B. Agenten nicht erreichbar sind oder Ihre Kunden in eine überfüllte Warteschlange kommen. Hier beginnt der spannende Teil, indem Sie Ihren Geschäftskommunikationsverlauf planen und auf der pascom Telefonanlage mit Hilfe von Aktionen umsetzen. Erstellen Sie sich eine Übersicht Ihres Anrufverlauf, damit Sie visuell festhalten können, welchen Weg die Anrufer durch Ihre Telefonanlage nehmen.

Beispiel

Steht Ihre Planung, machen Sie sich an die Umsetzung und plazieren Sie Aktionen dort wo sie Sinn machen. Ansagen, Abwürfe und Weiterleitungen können spielend einfach, mit Parametern entsprechend Ihrer Anforderungen, eingerichtet werden.

8. Anrufverlauf - Styling

Holen Sie Ihre Kunden ab und begeistern Sie Ihre Anrufer mit eigenen Ansagen und Wartemusik. Styling-Elemente sind das Aushängeschild Ihres Unternehmens und nichts ist wichtiger als der erste Eindruck den Sie hinterlassen. Teilen Sie Ihren Anrufern mit wo Sie sich gerade befinden, untermalen Sie Wartezeiten mit entspannter Musik oder schalten Sie Hinweis-Texte die Ihre Kunden informieren.

9. Aktionen verknüpft mit Bedingungen

Sie schalten während Ihrer Mittagszeit noch per Hand auf eine Weiterleitung mit Mittagsansage um? Nicht nur in diesem Fall können Ihnen Aktionsbedingungen weiterhelfen, sondern auch dann, wenn Sie Aktionen zu bestimmten Zeiten oder Kalendertagen durchführen möchten. Und das vollautomatisiert!
Verknüpfen Sie Aktionen mit Bedingungen und lassen Sie z.B innerhalb Ihrer Geschäftszeiten Anrufer mit einer Willkommensansage in die Warteschlange und außerhalb Ihrer Öffnungszeiten ist eine Weiterleitung auf die Voicemailbox aktiv. Einmal eingerichtet, müssen Sie sich nicht mehr darum kümmern.

10. Anrufverlauf erweitern

Da Sie nun vertraut sind mit Anrufaktionen, können Sie einen Schritt weiter gehen und für Ihre Kunden ein noch besseres Anruferlebnis schaffen. Binden Sie für eine gezielte Anrufsteuerung IVR Menüs in Ihren Anrufverlauf ein, um Ihre Kunden genau dorthin zu führen, wo sie hin möchten. Richten Sie Durchwahlschalter ein, die bei Aktivierung bestimmte Aktionen starten oder beenden. So greifen Sie dynamisch in Ihren Anrufverlauf ein. Gruppieren Sie Aktionen und Strukturieren Sie diese in Anrufverteilern, die nichts anderes machen als Anrufer durchschleusen, auf bestimmte Aktionen reagieren und dann entsprechend handeln.

Weitere Informationen:

• Einrichten eines IVR Menü.
• Durchwahlschalter verwenden.

Schlusswort

Aller Anfang ist schwer, vorallem wenn man eigene Umsetzungsthematiken im Kopf hat, die so schnell wie möglich umgesetzt werden müssen. Beschäftigen Sie sich mit der Materie und Sie werden in Kürze alle Ihre Geschäftskommunikationsanforderungen erfolgreich auf der pascom Telefonanlage realisieren können.