Client Profile verwalten und nutzen

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Übersicht

Client Profile sind ein mächtiges Werkzeug um Ihren Präsenzstatus mit Aktionen zu verknüpfen. So lässt sich der pascom Client für jede Situation entsprechend individualisieren und das mit nur einem Mausklick.

1. Sie wechseln z.B. oft zwischen Ihrem Büro und dem Home Office und möchten eventuell im Büro ein anderes Anrufverhalten Ihrer Geräte als im Home Office.

2. Sie möchten z.B. in Meetings nur für Notfälle über die pascom Mobile App erreichbar sein.

3. Sie möchten bei Kaffeepausen überhaupt nicht gestört werden und sich auch gleichzeitig bei Warteschlangen abmelden.

Dies sind nur wenige Beispiele und Ideen, die sich mit Client Profilen umsetzen lassen.

Präsenzstatus mit Aktionen verknüpfen

Wie funktioniert das nun genau? Den Präsenzstatus haben Sie bereits in der Anleitung Profil und Kontaktliste kennengelernt.

Eigener Präsenzstatus sichtbar für alle Kollegen

Der Präsenzstatus lässt sich nun über die Client Einstellungen mit Aktionen verknüpfen, sodass sich nicht nur die Signalisierung für Ihre Kollegen ändert, sondern auch im Hintergrund eine vorkonfigurierte Aktion ausgeführt wird.

Profileinstellungen

1. Die Profileinstellungen finden Sie in den Client-Einstellungen

2. Bei den Profileinstellungen lassen sich Ihre Profile verwalten und anpassen.

Per Default finden Sie in der Übersicht der Profileinstellungen zwei systemweite Profile, welche für alle Benutzer vorgegeben sind. Mit den dahinterliegenden Aktionen sind entweder alle Geräte erreichbar oder deaktiviert.

Neues Profil hinzufügen

Um ein neues Profil zu erstellen klicken Sie auf den Button Profil hinzufügen

Im nachfolgenden finden Sie das Konfigurationsfenster eines Profils, in welchem Sie zum einen den Präsenzstatus hinterlegen und zum anderen verschiedene Aktionen platzieren können.

Präsenzstatus festlegen

Machen Sie sich zunächst gedanken, wie das Profil heissen soll. Hier ist es wichtig zu wissen, dass der Profilname auch gleichzeitig der Präsenzstatus für Ihre Kollegen ist. Daher legen Sie zunächst fest, was Sie Ihren Kollegen mit dem Profil sagen wollen.

1. Profilname vergeben.

Vergeben Sie als Profilnamen z.B. Büro, Home Office, Pause etc.

2. Farbe, Symbol und Sichtbarkeit

Vergeben Sie zu Ihrem Profilnamen ein Symbol mit der passenden Farbe. Hier können Sie aus einigen Symbolen und Farben wählen. Zusätzlich können Sie entscheiden, ob Sie das Symbol für Ihre Kollegen sichtbar machen möchten, oder nicht.

Bei der Zusammenstellung der Symbole und Farben haben Sie völlig freie Hand. Es hat sich jedoch bewährt, für Profile in denen man erreichbar ist die Farbe grün zu wählen. Möchte man nicht gestört werden, bietet sich die Farbe rot an.

z.B. Home Office - Symbol: Haus, Farbe: grün

Profil anheften - Sticky Profile

Mit der Einstellung Profil anheften, können Client Profile von Auslösern (Trigger) nicht automatisch übersteuert werden.

Beispiel:

Sie wechseln in ein Profil Krank, welches für die kommenden Tage aktiv bleiben soll. Nun haben Sie noch ein Profil, welches automatisch mit einem Zeitauslöser jeden Tag um 12 Uhr auf das Profil Mittag umstellt. Ein angeheftetes Profil kann somit nicht übersteuert werden, was in diesem Beispiel Sinn macht.

Aktionen definieren

Im folgenden Abschnitt definieren Sie Aktionen, welche beim Umschalten auf das Profil ausgeführt werden sollen. Ein Profil besitzt 2 Aktions-Trigger, die jeweils eigene Aktionsketten beinhalten können.

1. Aktionen, welche ausgeführt werden sobald das Profil aktiviert wurde.
2. Aktionen, welche ausgeführt werden sobald das Profil verlassen wird.

Über den Button Aktion hinzufügen gelangen Sie zur Aktionsübersicht und können eine neue Aktion definieren.

Aktion - FollowMe ändern

Mit der Aktion FollowMe ändern, bestimmern Sie das Verhalten Ihrer Endgeräte beim Umschalten der Profile. Die FollowMe Einstellungen lassen sich auf “Alle” Geräte anwenden, oder aber nur für eine spezifische Endgerätfamilie.

Einstellung	Beschreibung
Gerätefamilie	Alle - wendet die FollowMe Änderungen auf alle Geräte an Mobil - wendet die FollowMe Änderungen nur auf Mobilgeräte an Softphone - wendet die FollowMe Änderungen nur auf das Softphone an Tischtelefon - wendet FollowMe Änderungen nur auf Tischtelefone an DECT - wendet FollowMe Änderungen nur auf DECT Geräte an.
FollowMe Einstellungen	Weitere Infos finden Sie in der Anleitung Meine Gerätesteuerung

Aktion - GSM Modus festlegen

Mit der Aktion GSM Modus festlegen, können Sie den GSM Fallback Ihrer Mobilgeräte dauerhaft einschalten.

Einstellung	Beschreibung
GSM-Modus für alle meine Mobiltelefone aktivieren/deaktivieren	aktivieren / deaktivieren

Aktion - Anmelden, Abmelden und Pausieren in Teams

Mit den nachfolgenden Aktionen für das Team Management können Sie sich beim Umschalten Ihrer Profile bei Warteschlangen anmelden, abmelden oder pausieren.

1. Aktion - Team-Login

1. Aktion - Team-Logout

1. Aktion - Team Pause

1. Aktion - Team Pause beenden

Einstellung	Beschreibung
Alle Teams	aktivieren / deaktivieren (öffnet Auswahl Dropdown)
Auswahl Dropdown	Wählen Sie ein einzelnes Team für die Aktion

Aktion - Arbeitsplatz festlegen oder entfernen

Mit der Aktion für Arbeistplätze können Sie mit Umschalten Ihres Profils die Arbeitsplätze festlegen oder entfernen. Dies macht Sinn, wenn Sie im Büro einen Arbeitsplatz mit einem fest konfigurierten Endgerät nutzen und im Home Office diesen Arbeitsplatz nicht benötigen.

1. Aktion - Arbeitsplatz festlegen

1. Aktion - Kein Arbeitsplatz

Einstellung	Beschreibung
Ziel Arbeitsplatz	Legen Sie einen Arbeitsplatz aus der Liste fest.

Aktion - Kein Arbeitsplatz, meldet Sie vom aktuellen Arbeitsplatz ab.

Aktion - Weiterleitungsnummer festlegen oder entfernen

Mit der Aktion für Rufumleitungen können Sie mit Umschalten Ihres Profils Anrufe an eine interne oder externe Rufnummern umleiten. Das macht Sinn, wenn z.B. in Ihrer Abwesenheit Anrufe weiter bearbeitet werden sollen.

1. Aktion - Weiterleitungsnummer festlegen

1. Aktion - Umleitung aufheben

Einstellung	Beschreibung
Legen Sie eine Umleitung zum angegebenen Ziel fest	Neue Rufumleitung hinzufügen oder eine der letzten aktivieren.

Aktion - Umleitung aufheben, entfernt die Weiterleitungsnummer.

Aktionen verketten

In einem Profil ist es möglich, mehrere Aktionen miteinander zu verketten. So können Profile sehr detailliert an die eigene Arbeitsweise angepasst werden. In folgendem Beispiel, legen wir ein Home Office Profil an, welches beim Aktivieren die definierten Aktionen nacheinander auslöst.

Was passiert beim Umschalten auf dieses Home Office Profil?

1. Als erstes wird der Benutzer bei seinem aktuellen Arbeitsplatz abgemeldet.
2. Nachfolgend wird ein neuer Arbeitsplatz festgelegt.
3. Anschließend werden die FollowMe Einstellungen für das Softphone angepasst.
4. Zum Schluss werden nochmals FollowMe Einstellungen für das Mobilgerät angepasst, sodass nur interne Anrufe durchklingeln.

Auslöser - Trigger verwenden

Mit Auslösern können Sie den Wechsel in verschiedene Profile weitestgehend automatisieren.

Fügen Sie über den Register Auslöser Ihrem aktuellen Profil einen automatischen Trigger hinzu.

Auslöser - Zeitauslöser einrichten

Mit dem Zeitauslöser können Sie den Wechsel zwischen Profilen zu bestimmten Zeiten automatisieren. Sie können so z.B. jeden Tag um 12:00 Uhr automatisch in ein Mittagsprofil wechseln.

Einstellung	Beschreibung
Zeit	Um wieviel Uhr soll der Trigger auslösen. Definieren Sie eine Uhrzeit
Wiederholen	An welchen Tagen soll sich bei der definierten Uhrzeit der Auslöser wiederholen.

Zeitauslöser entfernen - Zeitauslöser können vorübergehend deaktivert oder komplett gelöscht werden.

Auslöser - Microsoft Teams Meeting

Der Microsoft Teams Meeting Auslöser erkennt automatisch, wenn Sie ein Telefonat oder eine Videokonferenz über Microsoft Teams starten und welchselt dann in ein Profil z.B. Teams-Meeting.

Die Synchronisation dauert in der Regel zwischen 05 und 10 Sekunden bis der Präsenzstatus im pascom Client umschaltet.

Nach einem Teams-Meeting springt Ihr Präsenzstatus automatisch zurück auf das zuvor benutzte Profil.

Einstellung	Beschreibung
Keine Einstellungen vorhanden	Der Microsoft Teams Meeting Auslöser ist bereits vorkonfiguriert

Microsoft Teams Meeting Auslöser entfernen - Der Auslöser kann vorübergehend deaktivert oder komplett gelöscht werden.

Aktionen bearbeiten, deaktivieren und löschen

Sie können jederzeit Änderungen an Ihren Aktionen vornehmen, diese deaktivieren oder auch löschen.

Aktion bearbeiten
Jede Aktion kann im nachhinein nochmal angepasst werden. Klicken Sie dazu einfach auf die Aktion selbst und Sie gelangen wieder zu der Konfigurationsmaske.

Aktion deaktivieren
Sie möchten Testen, wie Sich Ihre Aktionskette verhält, wenn Sie eine Aktion entfernen? Dann können Sie die Aktion vorübergehend deaktivieren und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktivieren.

Aktion löschen
Eine Aktion können Sie dauerhaft entfernen, indem Sie auf Löschen klicken. Nach dem Löschen, kann die Aktion nicht wiederhergestellt werden.

Profil bearbeiten und löschen

Sie können jederzeit Änderungen an Ihren Profilen vornehmen oder diese entfernen.

Profil bearbeiten
Jedes Profil kann im nachhinein nochmal angepasst werden. Klicken Sie dazu einfach auf das Bleistiftsymbol und Sie gelangen wieder zu der Aktionsübersicht.

Profil löschen
Um ein Profil zu entfernen, klicken Sie auf das Mülleimersymbol.
Nach dem Löschen, kann das Profil nicht wiederhergestellt werden